PPT也有“失灵”的时候

最近老朋友阿伟突然联系我，说他最近非常苦恼，因为苦学了大半年的“PPT神技”突然不管用了。而有些同事，PPT和方案也做得比较简单，却总能顺利通过。

这让我有些吃惊。因为阿伟一直是“办公软件达人”，表达能力也强，一直是部门的汇报担当。有什么方案、汇报，都让他牵头完成。这几年也是春风得意，几乎每过一两年就提拔一次。这次刚升职不久，没想他的看家本领会“失效”。

再好的工具，也有“失灵”的时候

现在很多公司把PPT作为基本工具，人们通过汇报来展现自己的观点和建议，有时候的确可以一锤定音。时间一长，很多新手会觉得：做PPT就是“画龙点睛”，而作为PPT或者其他办公软件的“专家”将会拥有更多职场机会。

甚至有很多人觉得“埋头苦干的不如做PPT的”“干活儿的种树，汇报的摘桃”，百度的总监都曾因为PPT太low被辞退。

但是，PPT汇报真的是方案通过的关键吗？

其实PPT只是职场初期的工具，管不了太久

可如果你也有类似阿伟的经历，估计就不会这样想了。

初入职场的时候，不论是PPT，还是Word、Excel这些办公软件都是必备工具，每个人都会认真学习掌握。作为新人，能很快精通这些技术的确是能力的体现。

PPT是新人的利器，但不一定能管长远

然而这仅仅是职场初期的一些工具。当我们的能力更强，工作更进一步，前面的岗位则会对我们提出更高的要求，而不仅仅是制作精美的PPT或分析一些数据。这个时候，我们原有的工作技能已经难以胜任新的工作需要。

美国学者劳伦斯·彼得则把这一现象总结为“彼得原理”：职场中人会基于目前的岗位要求不断提高并晋升，一直到他无法胜任的那个职务。当那些素质能力不足的人晋升到了无法胜任的职务，结果会让原本表现出色的员工无法适应新的工作，以致人浮于事，效率低下。

盲目爬到了无法胜任的职务，人们往往无所作为

过度追求办公软件技能正属于类似情况。很多人追求精美的PPT、精彩的汇报和全面的数据，其目的是为了做好现在的职务，以获得晋升。可实际上这些技能并不足以支撑将来的新岗位。有时候过度地包装和美化有时候甚至会适得其反，无法适应新的岗位。

到底靠什么才能胜任更高级的工作呢？

其实“解铃还须系铃人”，从PPT出来的问题，还是要回去看。只是这次我们看的不是技巧，而是本质。毕竟做汇报是阐述自己的观点，让听众接受核心建议，而不是展示办公技能。因此做汇报的目的，不仅仅是进行一次精彩的观点表达，更是要通过汇报把自己的观点和建议打到听众心里。

让听众接受观点和建议，才是汇报的最终目的

如果不能很好地组织材料论证观点，表达的形式再好也只是流于表面，无法让人印象深刻。这就如同一些广告，一句简单的广告语可以让人觉得，这句话好像本来就在心里，而广告只是把它说出来而已。但有的广告片，即使重复播放很多遍仍然无法引起观众的注意，甚至让人反感。因此我们需要多角度的认知和形式来真正提高表达效果。

怎样才能让汇报更容易通过？

价值思维

价值是加强动机，驱动行为的第一法门。一般我们制定方案会有明确目标，但在修改和打磨方案的过程中却容易忘记。比如有的观点本来几个字就能表达清楚，但有的人会为了让句子读起来对仗，或者想使用一些“高大上”的词汇而把观点写得比较复杂，一句话读过去甚至不能马上看懂。

价值是提出方案的“第一要素”

因此方案一定要围绕价值提出。并且在每个环节都要思考：我这样汇报，能为公司/上司提供什么价值？如果在价值上无法打动对方，那么后面的核心建议也就无从谈起了。

在《极简思考》这本书中，提供了一种叫作“重新定位问题”的方法来贯彻价值。重新定位问题就是指，我们要围绕目标深入提问，与利益相关方充分沟通，从而定义出问题所反映的价值导向。

比如在一次营销会议上，上司要求你制定一个方案在一个月内增加100万元的利润。但增加利润的方式有很多选择，比如短期内可以压低成本搞促销。中长期的话可以通过扩展渠道、发展大客户等方式来增加。

重新定义问题能帮助我们确定价值导向

这时候你就可以问一下上司，利润增长背后的原因是什么？如果上司说，因为这季度的利润指标没有完成，所以在剩下一个月要冲一冲业绩。这个时候你就可以选择短平快的促销来实现短期价值。但如果还有别的原因，那么你就要具体的原因来重新寻找问题背后的价值导向。

结构化思维

结构化思维就是要让观点和核心建议连接起来，显得清晰而有条理，体现方案的背后的思维逻辑。PPT、Excel等办公软件的意义也在于此。就像我们刚才说的，自身的汇报没有清晰的逻辑思路，工具用得再好，汇报再精彩，也很获得别人的认可。

要让汇报具有逻辑性，出自著名咨询公司麦肯锡的《金字塔原理》介绍了一个很好的结构化方法，就是要根据听取方案的对象选择相应的逻辑结构。

结构化思维能让我们的观点逻辑更清晰

一般来说，逻辑结构分为层型结构和列型结构。层型结构就是一步步递进的结构，比如背景阐述—问题现状—解决办法……这就是典型的层型结构。这类结构适合对我们的方案不太熟悉，或者缺乏相关专业背景的听众。

列型结构则是并列独立的，比如现在有一个问题，分析为什么会产生问题：原因1、原因2和原因3……然后再针对原因得到解决办法：办法1、办法2和办法3。这种结构适合对方案决策有一定了解，以及一些有专业背景的听众。

当你学会根据不同的听众选择汇报的结构，整个汇报的逻辑性将大为增强，听众也更容易理解并接受你的观点和建议。

故事思维

故事思维指的是不能干瘪地叙述观点和文字，而是要充分地将人带入决策情境，感受问题现状，让他们深刻地领会价值从何而来。

故事思维能加强我们观点的说服力

具体来说，层形结构的表达可以像我们小时候看动画片：“从前人们幸福地生活着”，这是背景介绍。“然后出现了一只怪兽”，这是问题现状。“最后大英雄出现把怪兽打败了”，这是解决办法。通过讲故事，这些情节可以增加观点的说服力，使建议更容易让人接受。

而列型结构是给一些熟悉情况的专业人士。我们应该“结果先行”，把结论说在前面，然后再分析问题的背景和原因。因为那些专业人士对背景和原因大多有所了解。常规的汇报模式根本无法引起他们的兴趣，有时甚至还没说完就被叫停。机械地使用“故事思维”反而会弄巧成拙。

4种常用的汇报方式

包括PPT汇报，我们其实有很多汇报形式，在这里把常用的几种列出来，我们可以根据不同情况选择合适的形式，提高汇报效率。

语音信息

语音信息用于较短的汇报，多在微信上进行。主要流程是：汇报开头，告知目的，是更新原有事项的进度还是进行新决策。然后详细汇报情况，请求指示。一般情况下，语音信息不超过1分钟。如果信息过长，可以考虑换一种方式。

电子邮件

电子邮件是大家比较熟悉的沟通方式，一般好的邮件汇报包含以下内容：一是问候语，二是简短的事项说明，三是建议，最后是时间节点。一般情况下，邮件的时效性一般，所以不需要对方做指示，只需要知晓即可。

备忘录

备忘录的信息相对详细，一般采用列形结构。同时加入数据表格和图标等细节内容，以支撑核心建议。在结尾处，要告知对方决策的知截止时间。

报告

也就是PPT汇报。一份好的汇报包括：标题、简介、主要观点及其支撑材料、核心建议等。其他细致的分析论证过程可以放在附件材料中。