返回目录：excel表格制作
本文由教学笔记（微信公众号ID：jiaoxuebiji）授权转载
预计完整阅读本文需流量 360KB，请放心食用！
本文作者常子冠，大学老师，秋叶PPT团队成员，开发过在线课程，正在合作教材《和秋叶一起学Excel》。
在平时的工作或学习中，你一定遇到过这样的任务：
生成100张邀请函/桌签
生成100个文件夹
修改100个文件名
生成100个参赛选手的编码
在几千条数据中查找匹配的数据并填写
如果你遇到这些任务，需要多长时间完成呢？
嗯？看上去不过才100个而已，30秒一个，一个小时不到就搞定了嘛！
注意了！这只是简单举例，实际工作里，很容易遇上需要1000多个的工作。如果你还用之前的「笨方法」，估计一天不吃不喝，才勉强搞定吧。
但，如果你的方法得当，以上的任何一个任务，都只需要5分钟的时间。
如果你厌恶手动重复无数遍的简单任务，或者经常遇到这样的工作，你一定不能错过这篇文章学会正确使用方法，事半功倍！
或者，你只是想学习一点点Excel知识，提高一下日常办公的效率？本文就是为你准备的！
01大材小用：Excel的那些坑
对大多数的职场人和大学生而言，相对Word和PPT而言，Excel是最不熟的软件。
可是，Excel中的大部分任务，不会就是做不出来。但是，这个时候老板着急要结果，怎么办？
只能付出成吨的时间，八仙过海，用各种低级、诡异的方式手动实现。这就使得Excel经常在各个场合被误用！我们来看一些案例。
大坑❶ 把Excel当排版软件用
你一定见过这样的登记表。有人用Word做，有人用Excel做。
我并不是要吐槽这张表（虽然页面设计上的确有问题），我们要强调一点，设计表格要为目的服务。
如果这个表格是为了打印出来填写，没有任何问题。可一旦这个表格是用来收集数据，做统计分析的，那就是表哥表姐的恶梦了。
所以，接下来我们要讲的，其实是数据统计表/报表。完全不想理上面那样的登记表，那种用Word排排版就好了，真的不适合Excel。
大坑❷ 统计表设计失误
这是一张培训信息统计表，填表的时候还很辛苦地区分学习类型，逐个打钩。
可一旦让你统计2011年学习类型1、2、3、4各有多少学时的时候，你要怎么做呢？
手动累加？多次筛选进行加法？
一旦制作表格时没用做好数据设计，后期统计数据要用到手工操作，灾难就开始了。
大坑 ❸ 不知函数是何物
最后一行是计算总计的，这是很常见的需求，我们看看他是怎么做的：
他写的公式是：
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
这是很常见的迷之勤奋，以为自己很用心，以为自己很辛苦，但其实连入门都算不上。
本来非常强大的Excel，却因为我们不了解，只有非常少的功能被使用，直接导致了使用时的低效。从而进入了不想做、不想学的恶性循环。
接下来就好好看看，Excel的正确高效用法。
02 正本清源：Excel的基本逻辑
在学习一个软件的时候，最忌讳的就是眼高手低。一谈到学习 Excel，有人会觉得学宏、学 VBA 更高大上，学其他的基本操作太 Low。
举个例子：
很多人连「相对引用」和「绝对引用」都不知道是什么，听说 Rank 函数，或者 Vlookup 函数很厉害，也想用用看。
从网上找个教程，跟着磕磕绊绊地操作，最终大概能解决问题，但是，下一次遇到类似情形的时候，很可能还是抓瞎。
所以，知道怎么做是一个层面，知道为什么这么做是更高的一个层面，也只有知道为什么，才会迅速地提升技能。
具体到 Excel，你当然可以学 Excel 的高级功能，但是，在此之前，务必要把最基础的部分搞定。
比如下面这些知识，你知道么？
【列标】
Excel的列默认是用英文字母来标记的，A~Z；Z 的下一列是 AA，AA~ZZ；ZZ 的下一列是 AAA，列标的最大值是XFD
【行号】
Excel 的行默认是用阿拉伯数字来标记的
【单元格】
行列交叉的每一个格子叫单元格
【名称框】
显示单元格地址，定位单元格的方法就是列标+行号，如B2、F4、AK47。单元格地址在公式或函数中会被大量用到。
❶ 合格的公式写法
如果单元格 B34 里面要计算总和的话，一定不能写这种公式：
写法1
=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630
一定要把公式中的数字替换成单元格地址：
写法2
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
写成单元格地址最大的好处就是公式可复用，复用的意思是说，如果有其他列要计算总计，套用这个公式的逻辑就可以了。
虽然 写法2 完全正确，没有任何Excel的语法问题，但我们仍然不推荐。
为什么？太慢了嘛！有更快的方法就要用起来。
写法3
=Sum(B2:B33)
很多常见的公式比如总分、平均分、最大值、最小值等，Excel 都把它变成了函数。
所以，就不需要我们自己去写了，除非现有的函数解决不了这个问题，我们再自己造公式。
❷ 正确的日期格式
再举一个例子，以下几个日期格式，哪一个是正确的？
2016、3、22
2016.3.22
20160322
2016年3月22号
2016322
2016。3。22
其实，以上六种日期的写法全是错的！
正确的写法应该是2016-3-22或者2016/3/22
只有用了正确格式的日期，才可以自由的转换格式，或者做计算，一旦写成错误的日期格式就做不到了。
觉得自己对基础知识很了解？不妨回答一下后面的问题。
如果你觉得还不了解，可以点这里看看基础操作。
为什么手机号不能是数字类型？
单元格的格式有哪些？
数字和文本的区别是什么？
填充柄怎么用？
连续的单元格如何表示？
不连续的单元格如何表示？如何序列填充？
相对引用和绝对引用是什么意思，有什么用？
❸ 正确的表格结构
如果用Excel做数据分析，最重要的表格是「源数据表」。
只要你的「源数据表」设计得当，你就可以生成各种「老板要的表」，有时会用到「辅助表」来做一些中间运算，最终形成报表。
举例来说：如何制作一张成绩单
尽管我们工作或学习中的表格可能比这个复杂很多，但是，基本的原理都是通用的，而且，在教学过程中，越是简单典型的例子，越容易说明问题。
上面这张表可能我们通常看到的成绩单，但是，这个表格的设计有很大问题。
源数据表应该是这样设计的：
原因就在于第一张表中的数据，需要两个维度才能确定当前数据的意义。
举例来说，第一个数字90，我需要向左看才知道是梅长苏的成绩，再往上看才知道是Word这门课的成绩。
表二只有一行是标题行，或者叫表头。其余的每一行都独立成行，记录了一条完整的数据。
这种设计方法最大的好处就是今后不管如何做统计、做报表，都极其方便。
03事半功倍：提升效率的技巧和方法
❶ 要跟上潮流，尽量使用新版本。
以 Office 为例，现在已经2016年了，如果你还在用 Office2003，劝你尽早升级，享受新功能的美好。
即便你用的是 Office 2007、Office2010 也建议尽快升级。
举个例子，比如我们想提取「身份证号」中的「出生日期」信息：
在 Excel2013 版本以前，我们的解决方案是用Mid函数，标准写法 =Mid(A26,7,8)
把出生日期提取出来后，还得转成日期格式。
但，Excel2013发布之后，就有新方法了！即使你不懂函数，也可以轻松搞定，这个功能叫快速填充。
方法很简单：
❶ 先把目标结果（出生日期）填进去。
❷ 接着拖曳填充柄，填充到其他单元格，选择快速填充，即可。
这个功能特别强大，拆分数据、合并数据、提取数据统统不在话下。
点击这里，继续了解
在Excel2016版本中，新增了很多图表类型，举两个例子：
有一个原始表格长这样：
在Excel2016中，可以瞬间生成一个树状图出来：
或者，原始表如下图
在Excel2016中，你可以瞬间生成一个旭日图出来：
之所以劝大家使用新版本是因为，很多事情在老版本中可能需要几分钟，甚至十几分钟才能做好，而新版本只要点一次鼠标就轻松搞定。
何必跟自己的大好青春较劲呢？
Excel的另外一个自带功能也经常被我们忽略掉，就是：快速访问工具栏
我们可以把常用的Excel功能加到这个位置。
这样一来，大部分时间，在不切换选项卡的前提下，也可以高效率地干活了。
添加的方法也非常简单，你只需要在特定功能上右键，选择【添加到快速访问工具栏】，即可。
❷ 用好搜索引擎。
在学习的过程中，难免会遇到问题。此时最有效率的、最不会抛弃你的工具是搜索引擎。
我们搜索的时候有一个误区，以为搜索结果的第一条或起码第一页一定会有答案，但事实并不是这样的。
搜索能力，也需要不断提升，掌握技巧才能快速找到结果，而其中最重要的以下两种能力。
a. 清楚地表述问题
b. 关键词优化能力
举例来说：
当你不知道四舍五入的函数是什么时，你在搜索引擎里面要怎么找？
如果直接输入「用来表示四舍五入的函数是什么」，就出现了一个巨大的漏洞。
你真正想问的是：「Excel软件里面哪个函数能做四舍五入的操作？」
虽然搜索引擎的功能还可以，但是，你不能指望它能读懂你的心哪！所以，在想问的问题中，一定抽取出信息足够的关键词：
当关键词正确的时候，你会发现你的搜索结果会非常优质。
同时，搜索不只是Google，百度，还有很多专业论坛或相关的资源可以使用。
通常情况下，Office 类的问题有千千万万人在网上问过，有的总结成了文字，有的总结成图文，有的录成了视频。
所以，通常来说并不是网上没有，只是你暂时没找不到而已。
作者丨常子冠
来源丨教学笔记（公众号ID：jiaoxuebiji）
编辑丨阿机
欢迎关注微信公众号：mofanghr，不只能找工作，还有很多职场干货分享哦~