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现如今，会用Excel是办公一族必备的技能，然而大多数人只会用Excel来制作表格，并不会使用Excel进行诸如销售数据统计、工时统计等数据分析功能。
如果你也正面临这样的窘境，请阅读《Excel教科书》一书。
封面
这本书从Excel的基本知识讲起，聚焦Excel的7个要点、9个功能、6大基础函数，以及进行数据分析的方法。
作者吉田拳，曾经是Excel小白，后因工作需要，用心钻研Excel，掌握了能提升企业效率的Excel技术，一跃成为日本著名的Excel业务改善咨询师、研修讲师。在日本，他的课程常常是提前两个月已经预约满了。
迄今为止，他在50多家公司开展Excel操作培训，指导2000多个职场人士使用Excel提高了工作效率。为了帮助更多人提升Excel的使用效率，吉田拳根据多年的实战和教学经验，撰写了《Excel教科书》。
书中大致分三个部分：第一个部分讲述Excel的数据类型、快捷键和函数的使用方法；第二部分讲述在Excel中日期的操作方法、字符串的处理方法；第三部分讲述了如何提高整理日常资料的效率和数据分析的方法。
我在使用此书所讲的方法时，深深感到如下三个方法非常实用，能提高使用Excel统计分析数据的速度和效率：
第一：使用快捷键。如果我们用鼠标或键盘打开各项菜单，常常需要点击几下，才能弹出所需要的菜单，但是如果使用快捷键，那么就是一次就能打开所要的菜单。比如我们要删除某一行（列或单元格），直接选中要删除的行，然后按Ctrl+-，即可弹出删除对话框。
一些非常实用的快捷键是：Shift+Ctrl++（打开“插入单元格、行、列”对话框）；Alt+=（打开“自动求和”公式）；Ctrl+1（打开“设置单元格格式”对话框）；Ctrl+Z（撤消上一步操作）；Ctrl+D（复制上一个单元格内容）；Ctrl+R（复制左边单元格内容）等等。
而且诸如保存（Ctrl+S）、撤销(Ctrl+Z)、复制( Ctrl+C)、粘贴（Ctrl+V）、剪切（Ctrl+X）等快捷键，同Miorcsoft Office的其它办公软件的一样，学会了就可以在Word、PowerPoint等软件中使用，非常方便。
第二：使用函数。如果你需要汇总这月所有员工的工资，一个个加起来，再添如汇总单元格，十分费时费力，但是如果你用函数SUM，则几秒钟内就能得出员工的工资总额。具体操作方法：先用鼠标点击放工资总额的单元格，然后输入：=sum(B2：B4)，最后点击√ ，就会自动算出工资总额（如图1和图2）。
图1
图2
也可以直接点击工具栏中的“自动求和”按钮。不过，需要指出的是工具栏常用的函数只有自动求和、求最大或最小值、求平均和计数，其它常用比如“对满足条件的单元格求和”的函数就没有，所有需要我们在函数菜单里选择或自己输入sumif函数，来进行计算。
另外，可以反复套用公式。为了高效利用输入的一个公式（函数），我们可以用拖曳的方法复制它。如图3、4、5。
图3
图1：在D2单元格输入=B2+C2，回车，得出结果，如下图4。
图4
用鼠标左键点住D2单元格下方的小黑块，向下拖，结果如下图5。
图5
不过，有时行或者是列不变，就要用“绝对引用”。例如我们要计算各个地区的销售额在总销售额的占比时，用各个地区的销售额除以总销售额，对销售额所在单元B9，就需要绝对引用，即B$9。如图6、7、8。
图6
图7
图8
第三，数据分析基础。
商务数据分析的三大指标是：1、同比率（与年相比是增加还是减少），表示销售额是增长还是下降，其计算公式是：同比率=今年的数据÷去年的数据。
2、达成率，意思是预算与实绩相比（是否达标），其计算公式是：达成率=实际值÷预期值（目标值）。
3、结构比率，即构成比率，意思是每项各占多少比例，其计算公式是：结构比率=部分÷整体。
这些分析数据的公式在Excel十分容易计算出结果，比图6、7、8就是计算结构比率的操作方法。另外，书中还讲述了用最少的精力获得最大成果的帕累托分析法，对减少开支是否有价值进行分析。
对于Excel小白或略懂Excel的人们来说，从《Excel教科书》不仅能学到Excel中非常实用功能的操作方法，还能学到商务工作中所用到数据分析方法。如果你想轻松、高效、无误地完成数据统计分析工作，那么就请赶快根据《Excel教科书》所讲的操作方法进行实践吧！
（原创作者：青绿）