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文/沙发蝴蝶
工作之后，我会留心收集一些能提高工作效率的小技能，尤其是办公软件Word和Excel的操作。
我很喜欢学习这些小技巧的过程体验，更喜欢的是将它们自然而然地运用在工作当中时。
如果存在一些简单高效的操作技巧，一学就会，还能大幅度提高我们的工作效率，当然是多多益善。
前两天偶然在网易蜗牛读书看到《时短术》，是今年4月的新书，书中介绍了402个时间使用技巧。
看了目录，立即被第六章"马上就能学会的超高速电脑操作术"吸引注意力，我直接翻到这一章进行阅读，并且打开电脑一边跟着操作一边记笔记。
学习这一类操作技能时，一定要通过行动来记忆，才能记得更牢固。
· 一键新建文件夹：「Ctrl+Shift+N」，新建文件夹并且直接命名
· 「Ctrl+N」，在浏览器打开新的窗口
· 迅速关闭窗口和标签：「Ctrl+W」，关闭文档、窗口、浏览器标签等
· 「Alt+F4」，结束程序，关闭文档或关机
· 不经过回收站，直接完全删除文件：「Shift+delete」
· 快速阅读邮件：空格键翻页，「Shift+空格」，返回上一页
· 显示网络浏览历史：「Ctrl+H」，快速打开历史记录。谷歌浏览器亲测有效，作者说IE也可以，其他浏览器可以试试。
· Word追加批注：「Ctrl+Alt+M」
· Excel追加批注：「Shift+F2」
· 如果要打印带批注的Excel，按下「Ctrl+P」，点击页面设置→工作表→注释→选择工作表末尾
· 使用Word和Excel防止"不小心覆盖"的方法：将文件设定为只读格式。具体操作：点选要改变设定的文件图标，按下「Alt+Enter」（相当于鼠标右键选择属性），打开属性，页面最下方勾选"只读"。这样的话，每次要保存重新编辑的文件时，就会自动另存为，不会覆盖原文件。
· 恢复Word或Excel中忘记保存的数据：wps和office都有自动保存的功能。要恢复数据的话，在菜单栏中找到相关项目，打开备份文件夹，点选最近自动保存时间的文件就可以恢复了。
· 停用Word多余的功能：指的是首字母随意变大写的自动化输入这个功能。点击文件→选项→校对，自动更正选项→取消不需要的项目检查就可以了。
· 检查Word中的错别字和漏字：在所输入的文章结尾段落按下F7，窗口右侧会显示校对窗口。
· 在Word中插入"虚拟文本"时的隐藏命令：打开文件页面，在一行的开头用半角（即英文输入状态）输入「=rand()」，然后按下回车，一瞬间就能制作出虚拟文本。根据版本的不同，输出的文字内容也不同。还可以设定段落数和每段的句子数，如制作一段5个段落，每段3句话的文本，输入「=rand(5,3)」，回车就行了。——练习Word技巧时，可以用这个方法瞬间创造出一段文字。
· 输入著作权符号和商标注册符号的快捷键：©，圆圈里面一个C，「Ctrl+Alt+C」，®，圆圈里一个R，「Ctrl+Alt+R」，右上方TM，「Ctrl+Alt+T」。三个键要同时按下。
· Word中利用鼠标选择词、段落：鼠标箭头光标在右侧，双击选词，三击选段落。鼠标箭头光标在左侧，单击选一行，双击选一段，三击选全文。
· （另外可以鼠标+键盘合作，选取长文中某长文字，操作是：要选择的文字开头，鼠标单击一次，滑到要选择内容的最后一个字，按下Shift键，单击，就可以选择到想要的内容了。）
· 字体格式的快捷键：加粗斜体下划线，就是Ctrl加上菜单栏上对应的字母，BIU
· 字体变大变小的快捷键：「Ctrl+【」：变小 、「Ctrl+】」：变大
· Word快速执行居中或左对齐的方法：Word输入文本没有特别设置的状态下，位置对齐方式是两端对齐，可以通过快捷键变更位置对齐方式。「Ctrl+E」居中，「Ctrl+L」左对齐，「Ctrl+R」右对齐，「Ctrl+J」两端对齐，「Shift+Ctrl+J」分散对齐。
· Word的大纲视图，确认视觉上的构成：使用大纲视图功能，输入的文章会被分条显示，各个项目的顺序可以被自由调换。可以一边整理和分类关键词，一边确定上下级关系，就可以在短时间内完成文件的大致骨架。
· Excel瞬间移动到A1单元格：不用鼠标滑动和滑动滚动条，在工具栏下的"名称"框中输入"A1"，回车即可。这个"名称"框通常会被忽视，其实它在尽职尽责地显示我们当前鼠标、编辑所在单位格。
· Excel删除行和列：选择要删除的行或列，快捷键「Ctrl+-」，直接可删除。如果只选定单元格，没有选定某行的话，就会弹出删除的对话框。同理，插入的话，可以使用快捷键「Ctrl++」（即：「Ctrl+Shift+=」）。
· 迅速选择Excel单元格：「Shift+Ctrl+↑、↓、←、→」中的任一，可以选择制定单位元相应方向的部分。另外，「Ctrl+↑、↓、←、→」中的任一，可以快速跳到相应的单元格。
· 利用Excel的朗读功能，避免数据输入错误，使用朗读功能，用眼睛和耳朵进行双重检查。
· 输入下一个单元格的快速操作，在某个单元格完成输入后，要往横纵各个方向上输入数据，如果按下回车，光标会自动向下方移动。如果想向上方单元格移动，按下「Shift+Enter」，向右方移动按Tab，左方移动按「Shift+Tab」。（嗯，有的时候按下↑、↓、←、→就可以了）
· 在Excel中转换行和列：复制要转换的某行/列，选择性粘贴，选择转置，就可以了。（在Word中需要转换行、列时，我会复制进Excel来操作，方便快捷）
· 在Excel中让单元格瞬间进入"编辑"状态：编辑单元格的时候，常用的操作是双击单元格，或者在菜单栏的输入栏输入。可以使用这个方法，选择要编辑的单元格，按下F2，光标会自动插入单元格内容的末尾，之后用键盘直接编辑、修正就可以了。
· 轻松移动Excel中的"行"：选中整行，把光标移动到序号列的边框上，光标会变成带十字箭头，拖动即可。对列和单元格也可以这么操作。另外，同样的操作方法，一边按下Ctrl一边拖动的话，就可以复制整行。（选择要复制的内容，使用Ctrl，拖动到要粘贴的位置，是一个超级方便的操作）
· 在Excel中选择已经输入过的文字：同一列中输入重复信息，可以按下「Alt+↓」，显示同一列中已经输入过的文字内容的列表，然后从中选择想要的文字，按下回车即可。
· 在Excel单元格中换行：在Excel单元格要在同一个格子里换行的时候，如果只输入回车键，会跳转到单元格下方。一般人会通过很多个空格，达到视觉上的换行效果（我就是这么干的）。其实可以通过这个方法实现，按下「Alt+Enter」，在单元格中光标就会移动到下一行。另外，如果在单元格内换行的话，行数增加，单元格的高度会自动变高。
· Excel活用状态栏：对于选定范围内单元格的数值，下方状态栏会自动进行相应的计算，如平均值、计数、求和。这样可以一眼确认，节省计算时间。如要改变状态栏中显示的项目，单击右键就可以选择设定了。
· Excel数字自带分位符：「Ctrl+Shift+！」，快速完成分位符的转换。
最后是作者提到的关于Excel的2个好习惯：
1、 为了让下一个使用Excel文件的人容易使用，工作结束后，将单元格的位置恢复为A1，将窗口的尺寸调至最大，然后覆盖保存。
2、 最后再"完善"：本着提高效率的决心，尽量避免做无用功，在制作Excel表格的途中，不用时时调整表格的种类和列的宽度。只需在表格完成后一口气调整所有行和列的宽度。
今天分享的这些内容来自书籍《时短术》。
其实类似的快捷操作还有很多的，想要高效工作，避免繁琐，平常就要多加留意这些小技巧。
我自己的做法是，将操作方式写在便利贴上，贴在电脑旁，需要时就会照着操作。通过这样的刻意练习，加强记忆，熟能生巧之后，它们就成为我的技能了，便利贴也就光荣退休了。
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