公司小朋友又发来一份乱七八糟的资料，说他整理一上午了，还没整理完，要我帮忙整理。

如上图所示（为保护隐私，姓名和手机号全部随机替换过了），需求为只保留两列：姓名和联系方式，其余多余的字符和符号全部去掉。

基本思路

之前我用的Excel处理，后来用PowerQuery处理，发现都不够简便，这次我准备用Word来处理。

具体来说：

1.利用查找替换功能来批量删除不需要的信息。

2.把所有步骤生成一个宏保存下来，以后就不用再重复操作了。

替换“太空空城……条”

首先我们要把“太空空城12号的电话拨打按钮点击累计16次，电话号码线索10条”这样的替换掉。通过分析，发现这段文字的规律可以用“一个或多个中文字符+一个或多个数字+任意个汉字+条”来概括。为了保险起见，可以把“条”后面的段落标记也算作查找条件。

如何将上述的文字规律转化成Word的查找替换符号，很简单。我先百度Word查找替换，找到Word查找替换的通配符列表，然后将其保存到本地（我用的onenote，免得以后再去百度）。然后就一个一个地去列表里找符合要求的符号。

从上表可以查到，所有中文汉字和中文标点的查询代码是【[!^1-^127]】，数字是【[0-9]】，一个以上前一字符用【@】，任意个任意字符用【*】，这样我们就可以获得第一个查找字符串【[!^1-^127]@[0-9]@*条】。由于我们使用了通配符，所以在替换窗口还需勾选“使用通配符”。因为要删除这些不要的字符，所以查找内容保持为空白即可。

试着运行一下，完美替换。如果替换多了或少了，需要再对照查找替换通配符列表来调整查找字符串。

替换数字序号及它后面的标点

接下来我们需要干掉数字和它后面的标点。通过上一步操作我们已经知道可以用【[0-9]@】来干掉所有数字，但我们并不是要干掉所有数字，而是干掉序号和它后面的标点符号。所以，我们还需在查找条件中加上去掉标点符号的代码。

大致观察了一下，序号后面的标点包括中英文逗号、中文顿号、英文句号。去掉这些符号，可以每次替换掉一个符号来实现，但那样太繁琐。

我们用查找某个范围的字符的方式来去掉，具体说来就是【[0-9]@[:,.。、：]@】。标点符号的顺序不用考虑。如果运行后发现有序号后面的标点没去掉，单独将其加入到查找代码里就行。

替换掉“姓名”、“电话”和“手机号”及其后面的标点符号

思路和上一步一致，但是，由于“姓名”、“电话”和“手机号”不是单字符，所以不能直接用【[]@】的方式一次性替换，要分三次来替换：【电话[.,:、，：]@】、【手机号[.,:、，：]@】和【手机[.,:、，：]@】

我们运行代码后，会发现出现问题：

原因在于“电话”后面的标点符号，有些多了一个空格。所以，我们在运行这一步之前，要插入一个步骤，先把空格替换掉。空格替换比较简单，不再单独列出。

分别替换掉“姓名”、“手机号”和“手机”后，得到的结果类似于下面这样的：

注意上图中，姓名和手机号码之间出现了空白。这些空白其实并不是空格，而是不知道我同事怎么弄进去的空白区域【^w】：

我是研究了好半天才发现是这个字符。

替换掉多余的段落标记

结果中有太多不需要的段落标记，我们只需要保留一个即可。在勾选通配符的情况下，段落标记的查找字符是【^13】，那么怎么删除多个段落标记，只保留一个呢？还是查Word查找通配符列表，我们发现【{n,}】表示N个以上前一字符或表达式，所以去掉多余段落标记的查找代码是【^13{2,}】。

在姓名和电话号码之间插入制表符

上一步操作后，得到的结果如下：

并不美观，我们需要将其转化为表格，一列姓名，一列手机号。转化为表格的第一步就是获得制表符。也就是在姓名和手机号之间插入制表符。

既然需要在姓名和手机号之间插入制表符，那么需要想法把两者分开。把两者分开就是把两者变为两个表达式，查通配符表可以发现表达式的查找符号是【()】，所以查找框需要输入的是【([!0-9])([0-9])】，而替换框需要输入的是【\\1^t\\2】。

文字转表格

接下来我们全选所有内容，选择内容，然后一次点击：插入-表格-文本转换成表格：

进行简单设置：列数设置为2，因为我们最后只需要姓名列和手机号码列。“自动调整”设置为“根据窗口调整表格”，以免待会儿我们还得再调整表格外观。“文字分隔位置”选择“制表符”，因为我们前面插入了制表符。

确定后获得的结果如下：

最后再插入一行，作为表格标题行：

将以上步骤录制成宏，以自动化处理类似问题

由于要经常进行这一系列操作，因此，有必要将其自动化。在Word中自动化的办法是使用宏。宏就是一串代码，可以帮助我们自动执行特定任务。

首先调出“开发工具”菜单，因为录制宏的命令在开发工具中。

在开发工具选项卡中点击“录制宏”，准备录制我们刚才操作的一系列命令：

宏的名字可以改成你喜欢的有意义的名字，以免将来不知道它是干嘛的。

确定后就开始录制宏了，然后就再把我们前面的操作按顺序执行一遍。执行完毕后，点停止录制。

录制完之后就可以运行它了：

当我们在Word中放入我们需要格式化的文本，点击运行按钮，就自动格式化成最后的表格这样了：

结语

步骤比较繁多，但主要还是关注思路：

首先分析文本，找到规律，然后查找通配符列表，使用适当的查找替换代码来进行格式化。

然后用宏把操作固定下来，以后格式化同类型文本，只需要运行一下宏就可以了。这跟PowerBI的思路很像——辛苦一次，终身使用。