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word表格跨页-干货!Word的表格处理技巧

作者:乔山办公网日期:

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一、表格的基本操作


点击左上角十字选中整个表格。


录入的时候最好是横向录入,按tab键跳到下一个单元格就行,到最末端也是tab键,enter键只能是多增加一个段落。


enter增加一行是需要光标在最后的单元格框线外的。


不太规则的表格想要移动单个框线时需要选中相邻的两个单元格,再进行拖拽,不然移动的就是一整条线。


二、文本与表格之间的转换


像下面的例子,稍微有一些规律的文字,可以直接转换成表格。


选中内容-点击“插入”选项卡-“表格”-“文本转换成表格


弹出的窗口会自动识别分隔符号,上面例子是空格,其他符号可以自行输入(注意中英文输入法不同)。


其实在录入的时候就可以有意识的录入文字,而不是先插入表格,或者使用Excel智能填充为规律,再导入Word转换,会方便很多。


三、表格跨页处理技巧


如果同一份表格用了很多页,后面的需要固定表头才更加方便查看,这时候就需要“重复标题行”。


选中表头,点击“布局”(是表格下的布局选项卡),点击“重复标题行”即可。


那如果表格有标题,想要标题也一起重复呢?


小技巧:在表格上方增加一行,合并单元格,输入标题(根据要求选择对齐方式~),然后把第一行的框线隐藏。


选中要重复的标题和表头这两行,再点击“重复标题行”,好啦~假装每一页都有输入标题!


还有一页表格正好只多出一行的情况,难道要浪费一张纸只打印一行表格吗?


两个小技巧:


1. 调整表格行高


2. 移动标尺,调整整个纸张的上下边距


像下图表格跨页内容中断的情况,打印下来让人填写时非常不方便,怎么处理呢?


运用段落格式


首先整个表格其实挺完整了,在调整时为了不使它变形,先选中整个表格-表格的“布局”选项卡-自动调整-固定列宽


然后选中断开的表格-“开始”选项卡-段落设置-勾选“与下段同列”和“段中不分页”、取消勾选“孤行控制”


四、Word简单数据处理


虽然没有Excel那么智能,但一些简单的运算Word还是可以做到的。


上面的例子是计算平均值


选择表格“布局”-公式


默认为SUM求和公式,选择AVERAGE为计算平均值,需要自己输入括号内容,GIF例子是求上面的平均值,所以输入的是ABOVE。


如果上方数据变化,右键“更新域”即可。


ABOVE:向上计算 BELOW:向下计算


LEFT:向左计算 RIGHT:向右计算


求和:SUM 平均值:AVERAGE求积:PRODUCT


再复杂一点的就没必要用Word来处理了,太过麻烦,处理一些成绩单等简单计算就很方便。


Word不能像Excel那样直接下拉快速填充数据,可以使用F4(重复上一步骤)来假装快速填充,笔记本是Fn+F4(就是这么机智)


排序功能


表格“布局”选项卡-排序


对话框有关键词选择,选择需要排序的列或者行;后面的“类型”选择有数字、拼音等,这里有个“笔画”选择是Excel没有的,因为Word文字处理功能更强大;再后面是按照升序还是降序排序。


现在排序也排好了,就该编号啦~


同样的,还是不能像Excel一样下拉次序填充,那有没有想到稍微智能一点的“编号”功能(“开始”选项卡)?


哎!这不对!一般编号没有后面的小点点


解决方法:点击编号下拉小三角-“定义新编号格式”,在“编号格式”栏删掉小点点就搞定啦,


注意:灰色区域的数字不能删掉,因为是自动更新的域,删掉就不能自动编号了。


五、题注与目录


“引用”选项卡-插入题注


插入题注后的表格,顺序调换,表格名称顺序不会改变,自动化排版中的重要一步


不想每次都手动插入,可以点击“自动插入题注”,勾选“Word表格”


题注名称可以点击“新建标签”修改,输入需要的题注


如果图表特别多,需要插入表目录


同样“引用”选项卡-插入表目录


表格名称更改,右键目录“更新域”即可(与正文目录同理)。


六、运用表格对齐


最常用的表格对齐就是甲方/乙方签字型


这种就可以插入表格,然后选中整个表格,在“设计”选项卡下的边框栏,选择“无框线”。


这样我们在输入内容的时候,后面的格式就不会乱了。


如果输入的内容太多导致单元格变形,选中要固定的单元格或者表格,在“布局”选项卡下,自动调整-固定列宽。


如果还需要固定行高,还是“布局”选项卡,打开表格属性-单元格-选项-取消勾选“自动换行”-勾选“适应文字”。


这样不管怎样输入文字都不会变形了。


输入文字不会变形,那插入图片变形怎么办?


还是选中表格-表格属性-选项-取消勾选“自动重调尺寸以适应内容”。


七、表格样式


一般工作中需要的表格样式颜色偏深色,特殊的样式需要自己添加。


表格的样式与文字不同,不能直接使用格式刷。


具体添加表格样式,以论文中常用的“三线表”为例:


左上角全选表格-“设计”选项卡-点击下拉小三角“新建表格样式”


出现对话框后,不建议直接修改,在“格式”的“边框和底纹”修改(下面动图较长~)


上图设置了两次边框和底纹,第一次是设置整个表格的上框线和下框线,第二次是在格式栏选择了“标题行”,对标题行又单独添加了一次。


之后需要运用特殊表格样式就可以直接点击运用了。


可能有的人添加了标题行的样式,但却不显示,因为没有勾选“标题行”,其他显示同理。


当然,刚刚添加的自定义只属于本文档,如果不想每次都重新添加,想要跨文档使用的话,在创建样式的时候勾选“基于该模板的新文档”。


或者,下面的骚操作可以把其他文档里的表格样式引用进来。


先把“开发工具”找出来:右键上方灰色区域“自定义功能区”-勾选“开发工具”和“加载项”


然后上方选项卡就会多出“开发工具”了,点击“Word加载项”-“管理器”


在右侧窗口“关闭文件”-“打开文件”,找到表格样式所在的文件,点击“复制”


(找不到文件是因为默认显示Word模板文件,选择显示所有文件就可以找到啦~)


把Word表格的内容整理了一下,基本上就这么多啦!


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