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日常办公中,我们经常会遇到排版问题,比如页边距、行间距,下面就来给大家分享一下常用word排版技巧吧。
一、设置页面布局
1.基本设置
文档的页面布局是排版的第一步。设置文档的页面布局在Word的【页面布局】选项。在这个区域可以分别设置页边距等信息,打开【页面设置】详细对话框,找到【页边距】选项卡中,可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置。
【纸张】选项卡中可以设置页面纸张类型,一-般选 “A4" 即可
【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息及页眉页脚的布局。
2.文字编排更清晰
在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,使内容看起来更清晰。
二、定义文档中将要使用的样式1.样式的设置方法:【开始】选项卡中,在需要修改的样式名上【右键】一【修改】,即可进入修改样式对话框。在修改样式对话框中,可以修改样式名称,样式基准等,单击左下角的格式,可以定义该样式的字体段落等格式,常用的设置序号所标,可以根据具体要求进行适当修改,其中,可以为某样式设置快捷键,以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。
提示:需要指出的是,“正文” 样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。另外,尽量利用Word内置样式,尤其是标题样式,可使相关功能(如目录)更简单。
2.样式的保存与载入常用的样式定义好以后,为避免重复工作,可将样式保存起来,-一般的方法是保存到模板,方法为【文件】一【另存为】一文件类型选择“Word模板(*. dotx)",重命名为一个自己熟悉的名字保存到适当位置。以后要使用这个模板,只需要双击该模板文件,即可基于该模板快速建立一个新文档,并且可以使用之前定义的相关样式。
三、制作各章标题及页眉页脚1.带编号的多级标题长篇文档一般需要在各章节前加上编号,形如本文档标题结构,定义章节编号的功能可通过【开始】-【段落】面板中的按钮【定义新的多级列表】打开定义新的多级列表对话框。
①在1处单击“更多”按钮,展开右侧面板;
②在2处选中级别1;③在3处设置级别的编号样式;
④在4处设置编号的对齐方式;⑥在5处设置级别1链接的样式为标题1;⑥类似设置好级别2.级别3等,-般到级别3即可,这样就能在开始面板上看到定义好的带编号的多级标题,以后,只需要对标题文字应用相应的标题样式,即可自动编号。
小技巧:有的报告要求一级标题为“第一章……,二级标题为“1.1……”这个可以在定义多级编号的时候,选择编号样式为“一,二,……”即可,但会出现图片题注中出现“一.1”这样的别扭显示。一般的做法是在定义多级编号的时候仍然选择“1,2……”样式,并在标题1样式中将前面的编号设置为隐藏文字,然后手动输入“第一章”等字样即可。
四、定义页眉和页脚
1.为各章分节
分节为页眉页脚的基础,有关页眉页脚的要求一-般都要先通过分节才能实现,如奇偶页不同等。同时,分节也是很多其它操作的基础,如纵向版面与横向版面混排。
分节符的插入在【页面布局】一【分隔符】,点击相应的分节符即可。关于纵向与横向版面的混排,操作过程如下:①在该版面前后各插入一个分节符;②在页面设置中设置该页版面为横向即可。
2.插入页眉和页脚
回到文档开始(快捷键Ctrl+Home) 【插入】一【页眉】, 出现【设计】选项卡,第一页一般不需要页眉,直接点击【下一节】,先点击【链接到上一条页眉】 ,取消选中,避免修改后第一节页眉跟着修改。下面以页眉中插入章标题为例进行说明。
在页眉中,点击【引用】一【交叉引用】,出现交叉引用对话框。1处引用类型中选标题,2处引用内容中选标题文字,3处选中页眉所在章节,4处点击插入即可,然后跟正文一样设置页眉的格式、对齐方式等。如果要在页眉中加入其它内容,如页码或其它文字等,方法与上述一致,善用交叉引用即可。
在插入页眉时,有的页面不需要页眉,但删掉后还是会在页面处增加一条横线,去除的方法是:
①选中页眉中的段落标记,【开始】一 【边框与底纹】 ;②在打开的边框与底纹对话框中,去掉下边框即可。
插入页脚的方法与页眉类似,只要注意,要先取消【链接到前一条页脚】再进行修改,以免影响前一节页脚的内容。
另外,插入页码时,要选中页码文字一【设置页码格式】。在1处设置为起始页码,2处设置为1。
五、图片与表格的编号
在Word中,图片与表格的编号及引用主要利用题注,交叉引用即可。因为图片与表格类似,区别就是表格题注在表格上面,图片题注在图片下面,这个可以在插入题注的时候选择。以图片为例,插入图片的一般过程如下:
①【插入】一【图片】,选中需要插入的图片;
②右键单击图片一【插入题注】,弹出题注对话框。在1处新建标签,在2处设置编号,如需要在编号中加入段落编号,勾选相应选项即可,在3处输入图名。
③在需要引用图编号的地方,【插入】-【交叉引用】,引用类型选择图,引用内容选择标签和编号,插入即可完成引用。表格类似。
六、W ord中快速操作的10个技巧
1.快速定位到上次编辑位置
【Shift+f5】的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下【 Shift+f5】键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下【Shift+f5】就会定位到上一次编辑时的位置了。
2.快速插入当前日期或时间
按【Alt+Shift+D】键可插入系统日期:按【 Alt+Shift+T】键可插入系统当前时间。
3.快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法:双击格式刷,可以将选定格式复制到多个位置;再次单击格式刷或按下【Esc】键即可关闭格式刷。
4.快速打印多页表格标题
选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每-页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5.快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按【Alt+Shift+←】键,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按【Alt+-Shift+→】键,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
6.快速改变字号
需要用到极大或极小字体时,可先选中相关文本,单击工具栏上的字号下拉列表框,直接键入数值,即可快速改变字体大小。
7.快速设置上下标注
选中需要做上标文字,【Ctrl+Shift+=】 可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态:按【Ctrl+=】可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
8.快速取消自动编号
①按下Ctrl+Z键反悔操作,自动编号便会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止;
②选择【工具】一【自动更正选项】命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框,最后单击“确定”按钮完成即可。
9.快速选择字体
右击Word工具栏,选择“自定义“命令,打开“自定义”对话框,在“自定义”对话框中选择“命令” 选项卡,并移动光标条到类别栏中的“字体”项,看到平时经常使用的字体,把它拖到工具栏成为按钮。以后要快速选择字体,只要先选中文本,再按下工具栏上字体按钮即可。
10.快速去除Word页眉下横线
①可将横线颜色设置成“白色”;②进入页眉和页脚,设置表格和边框为“无”;③进入页眉编辑,选中段落标记并删除它:④将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”即可。
Word排版是我们平时学习、办公必备技能,希望这些小技巧可以给予大家帮助,让学习办公更轻松!
(信息来源:人民日报)
(整理者:陈双)
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