作者：乔山办公网日期：
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可能有两种
1、用subtotal，数据——分类汇总
2、pivot，插入——数据透视图
在“数据”→“组及分级显示”，展开级联菜单后，就可以将选中的行或列进行折叠和展开，这个操作不会影响表中的各种公式运算，仅是数据显示更简洁。
估计楼主要的是【copy数百据】菜单中的【组度及分级显示】功能。我有帖知子道详细介绍：
http://hi.baidu.com/gouweicao78/blog/item/b168d945675fb446500ffe6b.html
分类汇总或者是分级显示
又或者是用的数据透视表。
如果你能截图，似乎比你用语言表达能更清楚一些。