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一、新建文档
制作Word文档的第一步是用Word 2016创建新文档。用户可以创建新的空白文档,也可以创建模板文档,下面就介绍具体的操作方法。
新建空白文档
(1)如果是初次启动Word 2016文档,可以单击Windows操作系统左下角的“开始”按钮,从弹出的列表中选择“所有程序”选项,单击“Microsoft Office 2016工具”,打开Word 2016文档。在弹出的页面中单击“空白文档”选项,就可以创建一个新文档。
(2)如果Word 2016已经启动,则可以在Word 2016文档中选择“文件”选项卡,在弹出的列表中选择“新建”选项,在“新建”区域单击“空白文档”选项即可。
(3)使用组合键Ctrl+N也可以创建一个新的空白文档。
新建联机模板文档
Word 2016除了自带的模板外,还有一些专业联机模板。用户可根据自己的需要创建联机模板文档。具体操作步骤如下。
步骤01 在Word 2016文档中选择“文件”选项卡,在弹出的列表中选择“新建”选项,在打开的“新建”区域中,可根据需要选择模板,也可通过搜索选择合适的模板。比如,在搜索栏中输入“通知”,会出现下图所示的界面。
步骤02 在搜索结果中单击选择一种满意的模板,在预览界面中单击“创建”按钮(如下图所示),进入下载界面,下载完毕后,用户只需要修改模板中的内容,就能直接使用。
二、保存文档
一些意外情况,诸如停电、电脑故障等,都可能使正在编辑或已编辑好的文档遭受损失。为了以防万一,应及时对文档进行保存。更为重要的是,保存文档也便于后期访问。
保存新建文档
保存新建文档的操作步骤如下。
步骤01 单击文档上的“文件”选项卡,会弹出以下界面。
步骤02 单击左侧列表中的“保存”选项。因为是首次保存文档,系统会自动打开“另存为”界面。
步骤03 单击“另存为”区域中的“浏览”选项,弹出“另存为”对话框,用户可从中设置文档的保存路径、文档名称等信息。设置完成后,点击“保存”按钮即可。
小提示:按组合键Ctrl+S可快速进入“另存为”界面。
保存已保存过的文档
对于已保存过的文档,再次对其进行编辑后,可点击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮,或者使用Ctrl+S组合键来进行保存,且文件名、文件格式和保存路径均不变。
另存为文档
对于已保存过的文档,再次编辑之后,如果想更改其文件名称、文件格式或保存路径等,则可以使用“另存为”命令来进行保存。具体操作方法如下。
步骤01 单击“文件”选项卡,在弹出的列表中单击“另存为”选项。然后单击“另存为”界面中的“这台电脑”选项。
步骤02 弹出“另存为”对话框,在“文件名”文本框中,输入要保存的文件名,在“保存类型”下拉列表中,可选择文档格式。比如要保存为Office 2003兼容的格式,则可在“保存类型”的下拉列表中选择“Word 97-2003文档”选项,最后单击“保存”按钮即可。
设置文档自动保存时间
在文档编辑过程中,Word 2016会自动保存文档。当用户的计算机断电、死机或出现其他特殊情况时,系统会根据设置好的时间间隔,在指定时间对文档进行自动保存。这样用户电脑重启,再次打开文档后,可恢复至最近保存的状态。系统默认的保存时间间隔为10分钟,用户可根据个人的实际需要,设置自动保存时间。具体操作步骤如下。
步骤01 单击“文件”选项卡,在弹出的列表中单击“选项”选项。
步骤02 弹出“Word选项”对话框,在左侧列表中选择“保存”选项,在右侧面板“保存文档”栏下,“保存自动恢复信息时间间隔”的微调框中设置时间间隔,比如设置为“10分钟”。设置完成后,单击“确定”按钮即可。
小提示:设置Word文档自动保存时间的时候,建议不要将时间设置得太短,否则Word频繁执行保存工作,很容易死机,进而给工作带来一定的负面影响。