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案例1：记得2014年编制东乌旗某矿区勘探报告的时候，地质部技术员刘XX负责录入钻孔综合成果表，一共是100多个孔的资料，她录了有一个多星期吧，马上快要录完了，下班的时候看见她还如释重负的样子。结果半夜哭着打电话给我，问有什么方法把这个WORD文件打开，我问怎么了，她说完了，文件坏了，怎么也打不开了，我录入那天多天白录了，气死我了，呜呜呜...............第二天上班找软件各种恢复，修复，但是打开后通篇都是乱码，最后，她通宵加班加点又干了三四个晚上重新录入的，完成后整个人感觉都瘦了一圈。
案例2：技术部高XX有个习惯，在写报告的时候，中间因为会穿插其他部门的内容，比如煤质、水文、测量的，别人发给他文件的时候，他给文件直接命名为XX报告1，XX报告2，他就是不及时把这部分内容添加到主报告里，非得等到最后要定稿的时候着急忙慌的再往里面填加，而且他存的文件名不是XX报告（水文部分），导致最后报告里，插入的内容不是有重复的就是少章节，领导看一次说他一次，他就是不长记性，下次还那样。
由此可见，对重要文件作备份和对文件分类命名何等重要。做事情不仅需要能力，更重要的是认真细致的工作态度。
每一个成功的人做事都有始有终。很多人面临的问题是，他们自认为，即使自己的工作质量很差、马马虎虎、半途而废，他们写的报告也能通过专家的评审，但是他们不明白，只有拥有极度的细心和高度的责任心，才能写出完美的报告。
做好对重要的文件和档案的分类
首先要对正准备使用的文档做好备份和分类。
开会在即，会议室围了一圈同事和领导等着看你精彩的汇报，你正准备拿着熬了数个夜晚的成果向同事展现。在这关键时刻，你怎么也找不到你的文件，电脑桌面上的文件已经铺满屏幕了，就是找不到最后定搞的那个PPT，你感到焦急万分，就连纸质PPT你也没来得及打印，最后你只能硬着头皮口头报告。原本精彩的汇报内容无法完整展现，你的心血与专业能力也大打折扣。
说句不好听的，电脑系统没坏，坏了连你桌面上那些乱七八糟的文件都会没了。
这个时候你应该觉悟了吧？好好对待你的电脑，运用一些方法归纳文件夹，把你的成果与重要材料，归纳到一个有迹可寻、随时能找到的地方，从此让你的工作更加有效率。你比如，把你的电脑盘符重命名一下，以便再找文件的时候能一眼想到存在哪个盘符里。
把工作盘符进行分类
在对每个盘符归类后，再对相应盘符目录入对文件夹、文件进行归类，这样才能真正得心应手。
对文件夹进行归类
好好对待你的办公桌对自己正在编辑的文档要时刻进行保存，Ctrl+S键就能随时存盘。
运用一些方法归纳办公桌上摆放的物品及文件，把工作中常用的文件及重要材料归纳到一个随时都能找到的地方，以提高你的工作效率。把要用而未分类的文件通通整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。
按照符合自己工作需求的分类方式来归纳。比如我们做一个项目，给每个项目一个大的资料夹，每个资料夹中又分成开工、施工、竣工、验收、报告提交、汇交等，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。有时候一个项目合同先后有调整，文件内容可能有不同版本，建议每次更新都注明日期或是备注一下，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。
除了用报告分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如市国土、盟国土、矿企等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、甲方资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来归纳，更方便找寻。
至于分类到底要分到多细呢？千万不要分太复杂，复杂的分类系统反而可能造成寻找不便。一般来说，100个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成20个档案，每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后可能会被你遗忘，让你因为找不到文件而倍感挫折，达不到你原来进行分类想要达到的目的了。
凡事留心，尤要在看似微不足道的小事上留心，培养做事善始善终的习惯，对一个人的影响是深远的。
细节提升：
作为优秀的员工，在平时琐碎的工作中，将文件、档案等物品分类管理、保存好，重要的建立备份，是十分必要的。