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这份神奇的word文档只有1616个字,八页。我们抛开美学问题,来看这份文档操作规范上存在的问题。
我找到了八个,一一截图举例如下:
1.首页不应显示页码
这个没什么好说的,行规。
2.目录是手工生成且无页码导航
不采用自动目录的坏处是当文档增加了章节,需要手动到目录里增加,容易导致遗漏;没有页码导航也显得不专业。
3.分页是通过无数个回车键实现
分页不采用分页符、分节符等自动分页的坏处是:当正文内容增加了行数或减少了行数,会导致整个文档分页错乱,需要手动再去敲换行符来分页,耗时巨大。
4.没有应用标题格式,整篇文档只有一个正文格式
全篇只有正文格式带来的后果是:当需要变换一级标题、二级标题的格式时,得手动一个一个选中再去设置格式,耗时耗力。
当然,这个问题可以通过显示字符级别的格式预览,然后选中所有该格式的段落,统一修改,但毕竟多了操作步骤不是?
5.段首空两格是靠敲两个空格键实现
这个就没什么好说的了,估计作者觉得敲两下空格显得动作很酷很帅吧,一般正常人类都不会有这种特殊爱好,会直接设置段落样式为首行空两格。
6.图片占用空间不是靠版式而是靠回车键来调整
注意图片左上侧无数个换行符,也就是说,作者是通过敲换行符来为图片腾出足够的空间,而不是通过活用图片的版式来调整图片的位置。
7.该用表格的地方没用表格,多种空格符号导致排版错乱
很明显这里应该使用表格,但想不通作者为什么不用表格,而是采取插入奇怪的空格符号、文本框、制表符来实现分栏,估计这个他弄了很久才实现现在的效果吧。
完整的图片居然能弄成跨页
这应该是一张完整的图片,作者是怎么想到要把它画成两部分从而实现跨页的?再次注意图片左侧无数的空格。
从这篇八页文档的八个操作问题上,你能得出什么结论?
很明显不是说你用了十年的word就一定是word高手,像文中这个word高手,连word门都还没入,不知道ta这十年是怎么混过来的。
为什么要强调使用word的规范性?目的就在于提高工作效率。本来这些工具,包括excel和powerpoint,都是为了提高我们的生产率而设计的,如果我们不能很好地遵循它们的操作规范,会导致本来简单的工作耗费的时间成几何倍数地增长。
以这篇文档来说,除开内容部分,我不会在格式上耗费超过1分钟时间。因为此文档格式相当简单,基本是写完文档,格式也就自动设置好了。我不清楚这个十年word高手究竟花了多少时间在驯服这些乱七八糟的格式上(且不说驯服的结果依然是格式惨不忍睹)。
我估计新手最容易犯的两个错误就是分页靠enter键和空格靠backspace键来实现。
你还遇到过哪些奇葩的word使用方式?欢迎在评论中分享。