返回目录：word文档
日常工作中，大家经常会遇到复制大篇文字资料到Word上，但是大多数情况下，直接Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴过来的文字，其格式、排版等都很杂乱，甚至不堪入目，得做进一步加工处理，这就需要掌握必要的Word操作技能。我处理这样的Word，已经形成了自己的一套流程式操作，往往一气呵成，今天向大家介绍一下。
那么，针对不常接触Word，或者做出来的Word没有层次的朋友，要想快速上手Word的操作，我想用我处理一篇Word文字的案例，给大家一个较为系统、流程化的操作方法。
、面对一篇格式和排版差乱到极点的Word
无论你从网上哪里复制粘贴过来的大篇文字，要想用起来顺手顺眼顺心，就得先把文字格式调统一、排版排整齐。假设下图1里面的Word文字格式排版差乱到极点了。
图1一篇格式和排版差乱到极点的Word
1、首先，第一步，就应该先将全部文字格式清除，从而统一成为系统默认格式。这方便我们后续操作。
操作步骤：Ctrl+A全选→“清除所有格式”（按钮图标如下）
清除所有格式”按钮
2、清除格式后的Word，虽然看着仍然不舒服，但很明显格式统一了。但是注意，如果原始Word文字里存在着空格，那么清除格式后的Word里仍然存在空格，也就是说用“清除格式”按钮没法清除空格，这就需要我们专门再清除一下文中夹杂的空格。
清格式的Word，仍然夹杂着空格
3、清除空格操作：
“替换”（或者直接按Ctrl+H）→敲一个“空格”→“全部替换”
这个作的原理，就好比把“空格”都替换为“无”了，从而达到清除所有空格的目的。
二、个人格的格式设置
前面“清除所有格式”的操作是我们开始套用个人偏好格式的基础。为了一次性设置到位，在全选状态下设置字体字号、段落格式等。
1、字体字号设置：宋体小四、两端对齐
关于字体字号等的设置，取决于个人的喜好，但一般情况下，就如PPT的通用字体字号是“微软雅黑18”一样，Word的通用字体字号是“宋体小四”。对齐方式上，先全用“两端对齐”，以使全文看起来整齐。
2、段落设置首行缩进2字符、1.5倍行距
段落前空两字是小学语文就学过的，Word就是首行缩进2字符。有的初学者没有设置行距、段间距的意识，所以做出来的Word给人压抑感，而调成1.5倍行距，文字之间就有了层次感、“呼吸感”。
（我个人偏好段间距只给二级标题设置段前0.5行，不给段后设0.5行，是因为同时设置的话就相当于段间空了一行，而对于标题来说，一行就是一段，再空一行的话感觉太大太明显，个人觉得反而不好。）
注意，红框里的参数参考
三、标题按级突出层次分明
标题的设置，按照从前到后、从上到下、从高级到低级的原则依次设置。
正如我之前分享的
《PPT设计与审美基本原则》
里关于标题部分的论述，我个人设置标题格式的原则是，高级标题字号大于低一级标题，标题字号大于内容文字的字号。这里需要注意的是，假如你不是为了后面的“自动生成目录”（一般在论文、报告里常用到），那么我并不建议你直接套用系统自带的标题样式，因为系统自带的标题样式在逻辑感、条理感上并不好用和直观,比如我喜欢文章的标题居中，但是系统自带的题目有的是只放大了字号并加粗了，但是左对齐，有时甚至会出现二级标题字号比一级标题字号还小的情况，所以我一般都是自己设置标题格式。
1、删去标题前空格，仅给最低一级标题前空两字符
在设置题目的格式前，我们先把题目前的空删了，这个空是前面设置段落格式“首行缩进2字符”形成的，因为我们要把题目居中放置，那就得把题目前这个空删了，不然题目居中了也是左边与右边不等。二级标题左对齐，最低一级的标题一般和内容一样前空两字，这是论文中常见格式。
2、题目设置为“微软雅黑三号加粗”
题目我喜欢用“微软雅黑小二”，微软雅黑字体本身颜色就深重，做文章题目很合适。题目字号设为小二，是因为内容文字是“小四”，预留出的“三号、四号、小四加粗”分别是为二级标题、三级标题，甚至四级标题（如果有的话）准备的。
3、二级标题设置为“微软雅黑四号加粗”，设置段前间距0.5行
二级标题也可以利用微软雅黑深重的特点，但是三级标题、四级标题其实就用宋体四号、宋体小四加粗就可以了，特别是仅比内容高一级的小标题（一般是四级标题或三级标题），我一般直接给加粗，区分开来就可以了。标题字号的选择不必严格按级缩小，只要体现出“高级标题比低级标题突出强调”的原则即可。
各级标题设置格式如下图2所示。
图2 各级标题式设置
4、标题颜色的应用
为了使Word更具条理性、层次性更分明、看起来更舒服，我们还可以给每级标题设置不同的颜色加以区别，使层级一目了然。
我偏好的颜色设置是，题目（一级标题）用深蓝色，二级标题用正蓝色，三级标题用浅蓝色，最低级标题一般直接加粗不必再用颜色强调，这样逐渐浅化的颜色设置，来表现标题的逐级分布，以让Word更有层次。
5、格式刷快捷设置
为了方便，我们还可以用“格式刷”。格式刷是可以直接将A的格式刷到B上的快捷工具。在做同一级标题格式时，我们可以先做好第一个标题的格式，然后点击格式刷给剩下的同级标题直接刷。
点一次格式刷，只刷一次格式，连续点两次“格式刷”，就可以无限次刷了，再次点击，则取消格式刷。
经过以上逐步设置，我们最终得到的Word版面如下图，很明显哪个是题目，哪个是二级标题，哪个是三级标题，哪个是三级标题对应下的内容，一目了然，看着舒服。这也是结构性思维的一种体现。
注：图中文字没有逻，仅为设置格式示范所用。