只用四步，就能快速学会Word、Excel等办公软件，甚至此方法对学习其他任何软件都有效！

下面我以Excel为例，讲解职场中各类实用软件的学习方法。

1、构建知识体系

大家都知道著名的二八定律，其实在Excel应用中也遵循这个定律：即对于多数人来说，最常使用的是Excel的20%的功能，80%的功能几乎没有使用过。

Excel功能强大、模块众多，职场人士难以通学，也没有这个必要。我们要做到的是，要了解excel的“能力”，一旦哪天需要用到某个功能，我们知道Excel能帮我们解决，这就为我们解决问题指明了方向。

构建Excel知识体系是了解Excel“能力”的不二法则。

首先问大家两个问题。

①Excel都有哪些模块，每个模块都能做什么？
②要想精通Excel，学习Excel的路径是怎样的？

相信很多学过Excel的朋友也难以完全回答这两个问题，可是，如果我们在脑海中没有一个Excel的整体印象，学习起来无异于“瞎子摸象”。而一旦我们建立了Excel知识框架，就可以利用已经掌握的知识结构，通过各模块功能的相互结合，形成一套完整的Excel解决问题思路。

如图所示，在纵深角度，一步步从基础操作、高阶操作到系统应用；在横展角度，从指导思想到知识框架。这张图可以说基本涵盖了较全面的Excel知识体系，大家可以按照此图查漏补缺，一级一级进步。

当然，还是要强调的是，我们并不要求做到每一个模块都完全掌握（事实上这也是几乎不可能的），但是至少要做到对每一模块都清楚它能提供什么样的功能，这样你对Excel的认知就上了一个层次。

2、建立对Excel的全盘认识

知识框架是指导思想，只有指导思想是远远不够的，因为我们不知道这个框架下蕴含的知识点宝藏是什么。因此如果想要成为Excel高手，需要对Excel的知识点有全面的认识以及组合知识点的能力，最终达到具有解决新问题的能力。

所谓全盘认识，是指对Excel各个功能点的深入认知，一个简单、有效的方法就是把Excel的功能四分五裂（搞清楚Excel的所有菜单）。Excel的几乎所有操作和能实现的功能都蕴含在菜单中，把这些菜单搞明白了，很多看似困难的问题，实际上Excel中就有直接的解决方案。

举例说明，有同事经常问我如何将多行数据转换成多列，他们不知道这个功能在Excel中叫做转置，只需要点一个按钮就能完成的操作；另外一个经常被问道的问题是，在Excel中如何批量选中图形，有时制作一个流程图，需要整体移动，按着Ctrl键一个一个图形选择太麻烦了，这在Excel中也是一个按钮就可解决的问题。

上面这两项功能按钮，它们在哪里呢？很多人可能想都想不到，它们就在Excel中最常用的【开始】菜单中，如图所示，在【开始】→【剪切板】→【粘贴】中有【转置】功能，在【开始】→【编辑】→【查找和选择】有【选择对象】和【选择窗格】功能。

Excel中开始菜单是我们最常使用的菜单，但是我随手举的这两个例子，有多少人知道呢？Excel的菜单有那么多，又蕴含了多少被我们遗忘的功能呢？相信我，把Excel菜单一个一个过一遍，你的Excel水平已超过你周围多数人了。

建议大家使用思维导图软件（推荐Xmind）或者大纲类软件（推荐幕布）把这些菜单的层级结构记录下来，做成一张张体系化的图。

这个过程达到的理想效果是：一提到某个功能点，你就能马上想起来这个功能点在哪个菜单下面；看到某一类问题，就能简单判断Excel能否完成这样的功能。

3、使用帮助文件进行深度学习

Excel的帮助文件绝对是学习Excel最地道的一手材料，可以说市面上多数书籍都或多或少会引用帮助文件中的教程。另一方面，作为官方的帮助文件，是由一批最懂Excel的人编写的，在每一项功能的深度方面，可以说无法匹敌。要深入学习Excel的基本功，最好的办法是用F1调出Excel的联机帮助文件，集中精力学习这个功能，这一招在学习Excel函数的时候特别适用。

就举个最简单的例子，Excel中最常用的函数SUM，这是一个几乎所有人都会用的函数，但是能把他的功能完全榨干么？如图所示为Excel帮助文件中“使用SUM函数最佳做法”里的内容之一，这部分内容告诉我们SUM函数在最常规的求和之外，还有那些特别用法。

另外，关于跨工作表求和，比如需要求出Sheet1到Sheet3中A2单元格之和，你会怎么写公式，相信多数人会写出这样的公式：=Sheet1!A2+ Sheet2!A2+ Sheet3!A2。其实，SUM函数有强大的跨工作表求和能力，这些都在帮助文件中写着呢，如图所示，写出的公式为=SUM(Sheet1:Sheet3!A2)，如果需要跨表求和的工作表有很多，这个公式的效率有多高大家应该能体会到吧。

可以看出，通过Excel帮助文件学习，可以深入学习每一个功能，这是其他任何教程都比不上的。

4、使用搜索引擎进行广度学习

Excel帮助文件这么厉害，是不是只学习帮助文件就可以成为Excel高手了呢？当然不是，只学习Excel帮助文件充其量能成为Excel知识专家，要想成为Excel高手，还需要大量实践以及本节要讲的广度学习。

Excel帮助文件的一个弊端是缺乏应用场景和错误范例。Excel帮助文件是操作一个标准的Excel表格而写出来的，但是实际的应用中，每个人的Excel配置不同、录入的数据格式不同、实际的需求千变万化，因此可能会遇到如下两个问题。

①按照标准的操作，得出的结果却不正确；

②Excel的功能点会使用了，但是放到实际的案例中，却不知道怎么应用。

因此，我们需要通过搜索引擎，向更广阔的互联网索取资源和答案。如果说看官方文档相当于“理论学习”，那么通过互联网学习成功案例和失败案例就是一次“实战演练”。两者结合起来，你对功能点的掌握程度便能突飞猛进。

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其实最快学会Word、Excel等软件的方法就是熟能生巧，这句不是废话，是我的真实感受。很多Word、Excel技巧都是用熟了之后，我们才会觉得很方便，并且能提高工作效率。之前我就学过很多关于Word、Excel的技巧，有些技巧虽然很神奇，但对大部分的人来说，使用这些技巧的概率很低，对我们在工作上帮助并不大。

下面就给大家分享一些我在工作时使用的一些技巧，这些技巧十分简单，但很多新手都不知道，希望我所分享的技巧能帮到有需要的人。

一、Word技巧

1、快捷键

Word快捷键，不说全熟悉，熟悉一半都能节省我们编写Word使所消耗的时间。

2、文本两端对齐

有时候需要将文本两端对齐时，很多人都是使用敲空格键的方式去做的，效率低不说有时候还对不齐。

现在有两种方法：

方法一：表格法

插入表格后，输入内容并设置右对齐，然后取消边框。

方法二：制表位

先输入内容，同一行的内容，不要用空格隔开，而是用tab键隔开。然后右键选中内容，点击“段落”

在段落的窗口中点击左下角“制表位”，新增一个“40字符、右对齐”的制表位，确认即可。

3、图片和表格自动加标题

有时候用Word插入图片或者表格，都要手工一个一个给它们加标题，现在可以利用Word的题注功能，直接使用Word自动给特定内容加标题。

（1）点击“引用——插入题注”，在“自动题注”框中勾选“Word表格”，并设置好其他格式。

（2）插入表格后，就可以自动加上编号了（图片的操作也是如此）。

4、批量删除回车符

有时候我们在网上或者是在其他格式文件中复制文本到Word时，都会莫名的多出了很多回车符。一两个我们还能手动删除，但真的很多时，你就会开始后悔复制文本了（亲身实践）。后来才发现原来Word可以批量删除这些回车符，而且方法还挺简单的。

（1）首先按“Ctrl + A”全选后，再按“Ctrl + H”。在“替换”选项的查找内容里输入“^p” ，一个“^p”符号代表一个回车符。“替换为”什么都不需要输入，直接点击“全部替换”就可以了。

（2）点击“全部替换”后，多余的回车符就没有了。

5、快速转换大写数字

做财务工作的朋友们最需要的一个技巧——快速转换大写金额，因为在写财务报告时经常需要输入大写金额，数字多了还挺麻烦的。Word中的快速转换技巧就可以帮你解困了，只需要输入阿拉伯数字，选中后点击“插入——编号”，选择编号“壹、贰、叁…”然后点击“确定”，就可以将数字转换成大写的数字了。

说完word，接下来我们来看看Excel的一些小技巧吧

二、Excel技巧

1、快速调整多个表格的页面设置

使用Excel的时候，经常会遇到，要打印的工作蒲中的各个表格页面设置不同，需要统一纸张的大小和页面设置。

遇到这种情况，直接按住shift键，使用鼠标点击选择需要调整的工作表，再从页面设置中按照需要进行调整就可以了。

2、自动标出不及格分数

在使用Excel制作业绩考核或者成绩单的时候，经常会需要将不及格以及及格的人数进行区分。

假设需要使用红色字体显示60分以下的分数，蓝色字数显示60分以上的分数。直接按Ctrl+1，设置单元格格式“自定义”，类型输入框中输入——[蓝色][>=60];[红色][<60]即可设置区分。

3、用F4锁定单元格

在Excel里根据函数填充数据的时候，有时候引用单元格下拉时会随之变化，有时候确不需要这样，那么该用什么办法解决呢？

当你要锁定单元格的时候，需要在行列前加$符号，选定单元格之后，按F4键输入$并锁定。如果继续按F4，则会向后依次循环：锁定行列、锁定行号、锁定列号、解除锁定。

4、锁定标题行

无论在办公或者记账的时候，许多人都会使用Excel制作表格，但是当一张表格的数据比较多的情况下，我们向下拉的时候，往往行标题就看不到了，对于数据的浏览不是很方便，这个情况下，就需要使用锁定标题行。

只要选取第二行，依次点击“视图”—“冻结窗口”—“冻结首行”即可。操作成功后，向下翻看时，标题行始终显示在最上面。

5、查找重复值

在庞大的表格中，查找重复值进行修改或剔除是很常见的事，只要掌握一下这个操作方式，找到重复数值超简单。

只需要选取数据区域，依次点击“开始”—“条件格式”—“ 突出显示单元格规则” —“重复值”，操作完成后，系统便会自动筛选出重复的数据，并且标注出来，这样就可以很直接地找到重复的数据了。

以上就是我给大家分享的一些常用的技巧，想要学会操作可不是单凭这几点就可以，大家还是多去实际操作操作，懂的怎么运用才能更快地学习到新的技巧啦。