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WORD2003高级应用教程
第2章 格式化文档技巧
不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。
2.1 格式化字符技巧
字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。
简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮
来实现、设置字体字号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮
来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。
但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。
2.1.1 随意地选择字号
选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的 下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。
字号的表示方法有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。字号的单位为磅，用毫米换算的方法为：1毫米=2.83磅；磅与号的换算单位是：1磅=1/72英寸，1英寸=21.4毫米。
在Word中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、…七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、…48、72等。
中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。
在Word环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。事实上，Word中最大字体可达“1638磅”！说到“磅”值，在这里就有必要说说中文Word中汉字字体的计量问题。
中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为1~1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。
中文Word对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号……七号、八号”等；另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位，如“5、5．5、6…48、72”等。“字号”与“磅”的对应关系见表2-1所示。
此主题相关e69da5e887aae799bee5baa6e997aee7ad94339图片如下：41521352.jpg
一般用户都认为中文Word中的字体，有“初号、小初、一号……七号、八号”和“5、5．5、6…48、72”等，“大”与“小”共16种之多。其实不然，Word文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于1和1638之间”。而且，我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此，从理论上讲，Word中字体的“大”与“小”共有（1638＋1637=3275）种之多。
A4幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为630左右。“自定义”（55．87cm×55．87cm）幅面的纸张，也包不住大于1181磅的字。因此，在使用Word时，可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中无“特大”字了。
其实在任何一个版本的Word中都能随意设定字号，且操作简单。其操作方法是：
（1）将需设定字号的文字选中后。
（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。
（3）在列表框中选中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如300），然后按回车即可。
用上述方法设定的字号，只能在1至1638之间。即用Word打印（显示）的方块汉字，其边长最小为0．35毫米，最大可达57．78厘米。此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5”。
2.1.2 选择字形效果
有时候为了强调和突出内容，可以通过改变字形来实现，如，粗体和斜体等。也可以将效果同时使用，
在【格式】工具栏中，设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果。否则表示取消使用字形效果。
大家对于常见的字符格式，如加粗、斜体、下划线等一点也不陌生。但是，如果你不了解它们的快捷键，而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话，那么还是影响速度。花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷键，肯定会给你的工作带来更多的便利：
加粗——“Ctrl ＋ B”——含义：B = Bold 粗体
斜体——“Ctrl ＋ I”—— 含义：I = Italic 斜体
下划线——“Ctrl ＋ U”——含义：U = Underline下划线
2.1.3 调整字符的宽与高
设置一些简单的字符格式可以使用【格式】工具栏格式化字符，但一些特殊的字体必须通过如图2.1所示的【字体】的【字符间距】对话框才能完成设置。
此主题相关图片如下：123524512.jpg
使用菜单命令也可以设置简单中字符格式，但方法与使用工具栏设置雷同，下面介绍调整字符的宽与高。
在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例，从而得到如图2.2所示的字符的缩放效果。
此主题相关图片如下：524152.jpg
操作步骤是：
（1）在【字体】对话框中，单击【字符间距】选项卡。
（2）在【缩放】下拉列表框中选择需要缩放的比例，也可以直接输入百分比的数值，如图2.3所示。
此主题相关图片如下：12352563.jpg
（3）最后单击【确定】按钮即可。
选择越大于100%的比例，得到的字体就越趋于宽扁；选择的缩放比例越小于100%的比例，那么得到的字体就越趋于瘦高。如选择100%，则表示没有缩放。
2.1.4 调整字符的间距
调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用1~2个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。操作方法是：
（1）选中要调整字符间距的整段文字。如图2.4所示。
此主题相关图片如下：524512.jpg
（2）在打开的【字符间距】选项卡中，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值，如图2.5所示。一般为0.1磅到2磅之间，少于0.1磅可能不发生作用。在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的。
此主题相关图片如下：585251.jpg
（3）最后单击【确定】按钮。结果如图2.6所示。
此主题相关图片如下：524152362.jpg
图2.6 调整字符的间距的效果
另外，Word还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如图2.7所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。
此主题相关图片如下：4512352.jpg
图2.7 调整字符宽度
2.1.5 更改英文大小写字母
可以使用多种方法来更改英文大小写字母。
1．使用菜单方法更改大小写
（1）单击【格式】|【更改大小写】命令。
（2）打开如图2.8所示的对话框。
此主题相关图片如下：524152.jpg
此主题相关图片如下：524152.jpg
图2.8 【更改大小写】对话框
（3）选择要更改字母的切换项目，如单击【切换大小写】单选按钮，则将所选内容中所有大写字母都改为小写或进行相反转换。如单击【词首字母大写】单选按钮，则将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。如选择【大写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为大写字母。如选择【小写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为小写字母等等。
2．使用快捷键更改英文大小写
反复使用下述的快捷键，可以在应用或取消大小写字母之间进行切换。
（1）快捷键Ctrl+Shift+K：设置为小型大写字母，如，ACTIVEWINDOW
（2）快捷键Ctrl+Shift+A：设置为全部大写字母，如，ACTIVEWINDOW
（3）快捷键Shift+F3：在全部大写字母、全部小写字母及第一个字符大写3种状态间切换。
3．使用对话框设置英文的大小写
（1）单击【格式】|【字体】命令，打开【字体】对话框。
（2）选择【字体】选项卡。
（3）在【效果】选项组中有两个复选框可以选择，即【小型大写字母】和【全部大写字母】两复选框，如图2.9所示。
此主题相关图片如下：裁剪.jpg
图2.9 使用对话框设置英文的大小写
2.1.6 设置文档的度量单位
Word中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28．35磅）、英寸和十二点活字（1个十二点活字等于12磅）五种。如要使用不同的度量单位，可以按照下面方法设置：
（1）单击【工具】|【选项】命令。
（2）选择【常规】选项卡。
（3）在【度量单位】下拉列表中选定需要的一种度量单位。如图2.10所示。
此主题相关图片如下：裁剪.jpg
图2.10 度量单位
【度量单位】列表框的下面还有一个【使用字符单位】复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；即在选择“格式”菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在其中的“缩进和间距”选项卡上的“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量
2.2 格式化段落技巧
段落指的是以按Enter键为结束的内容。因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。一般情况下，文本行距取决于各行中文字的字体和字号。如果某行包含大于周围其他文字的字符，如，图形或公式等，Word就会增加该行的行距。
如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。
排版的时候，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，排版过程也难以顺畅，影响工作效率。如使用样式可以省少排版的工作量。
2.2.1 让段落首行缩进
首行缩进是Word提供的一种特殊的样式——正文（首行缩进两字），也就是在段落的首行缩进两个字符。在Word中文版中，使用了一种字符测量单位。这样，可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如，缩进、页边距、行距、字符间距等等。这对于中文文字的处理特别有用，因为在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。
一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。
在如图2.11所示的对话框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。
此主题相关图片如下：裁剪_2.jpg