常见PPT的制作场景及问题

•多次返工：

这个问题往往是由于事先没有确认好内容逻辑，或者风格不一致引起的，比较常见。虽然制作一个PPT需要多次修改，但多次修改往往是为了追求完美展示，比如微调位置等，和这里谈到的多次返工有本质的不同。

•全盘推翻：

这种情况肯定是由于主题没有确定好，就开始动手做PPT，结果最后不满意，只能推翻重做。当然，会有老板朝令夕改，这个，只能说是运气问题了，呵呵。

•效率低：

笔者在刚开始制作PPT的时候，最常遇到的就是这个问题，经常是做一页PPT，找内容，排版，找图片，找图标，美化等等步骤，一气呵成。但往往这种步骤效率非常低下，有时候遇上前面的PPT与后面的PPT风格不一致，需要反复修改，其结果就是造成效率更低。

步骤1-确定主题

•Why-确定主题：

主题即该PPT的展示目的，做一个PPT之前，理所当然应该确认主题，围绕主题进行构思并展示内容。但实际上，很多人接到任务后，没有经过认真思考主题就着手制作。如果一开始主题有偏离，到最后发现主题不符，也只能造成一个后果，返工。

•Who-确定PPT的受众人群：

不同的人适合不同的内容，比如，同一份产品介绍，给该领域的专家展示，就应该考虑加一些专业内容；给普通用户做介绍，就应该多添加一些基础性内容。如果是年龄较大的受众，可能更喜欢拟物风格；反之年轻受众则更有可能喜欢扁平化风格。另外，如果在PPT制作之前，能提前预判受众的大致观点，有针对性地制作内容，这样会让受众感受到自己受到了重视，无疑会起到更好的效果。

•What-确定PPT的演示环境：

这一点主要对PPT的风格有影响，比如，较亮的环境下，适合白底黑字（亮色的背景配暗色的字）；较暗的环境下，相反更适合黑底白字（暗色背景配亮色的字），这样会让观众的眼睛更加舒适，内容更易传达。

步骤二-构思框架

•SCQA：

如果是讲故事，争取资源等等可以采用SCQA结构。SCQA结构的用法：SCQA结构常常用在业绩总结，比如，在年度总结的PPT可以采用SCQA结构。

S-Situation：情景-上一年的工作简述；

C-Conflict：冲突-某些地方存在业绩低下；

Q-Question：疑问-这些不理想现状是由什么原因引起的？

A-Answer：答案-下一年解决这些问题的步骤及展望。

•金字塔结构：

在即兴演讲或者争取资源中经常会用到，有利于突出自己的观点，让自己的观点更有说服力，因此会更容易获得他人认可或争取到资源

提出立场-这就是我的观点，应该再给我XX资源；

阐述理由-因为这个项目已经取得了实质性进展；

举例子：例子-例1，例2……；

强调立场：所以再给点资源，我就能完成整个项目。

步骤三-编写框架

•说脚本大家可能不易理解，如果换一个词“剧本”，大家就会理解了。拍摄影视剧的时候，依照剧本，剧本上有完整的台词对白，场景等信息。

•对应的，一个PPT的脚本，主要包含每一页PPT的文案信息。依据上一步的构思，把每一页的内容提前写好，下一步，就可以直接往PPT上Copy了。

提炼和加工信息

•图表化：

如果想增强文档的整体说服力，多采用数据不失为一个好方法。但是演示型的PPT，并不适合放置大量的原始表格，因为原始表格的易读性往往很差，演示的时候，一张PPT短暂停留，没等观众理解表格，就会过渡到下一页PPT，因此会影响观众的理解。更好的做法，就是将表格转化为图表，简单的表格配合更易理解的图形展示，相比单薄的数据，无疑观众会更易理解。

•信息可视化：

俗话说，一图胜千文，人类都是视觉动物，一张合适的图片，带来的感染力是远远大于一大篇的文章。比如，要表达痛点或痛苦，无论用文字如何形容，也不如放上一张痛苦的表情图片更有情景代入感。

•重点突出化：

即配合增大字号或加粗字体或改变字体颜色等手段，使页面的重点突出，引导观众视线。重点突出化，同时也会让页面更加有层次感。

寻找素材

•模板：

等待以上所有的准备工作做完，确认内容大体无误之后，就可以套模板了。估计有很多人最喜欢套模板，于是在制作PPT的第一步就开始套模板，这是一个误区，切忌切忌。

•图片：

一张高大上的图片，在一页PPT里起到传达意象，画龙点睛的作用，所以，对于图片的要求，高清，无水印，是基本要求，更应该注意，图片的风格，和PPT整体的风格一致。

•图标：

图标最好选择PNG格式的图标，这种格式的图标，没有其他背景，不会和PPT的背景产生冲突。其次图标的风格也应该保持一致，如图标的颜色，图标的线条粗细，图标是否有边框，扁平化与拟物化不能混用等等。

•字体：

不同的字体可以表现不同的意象，在一份PPT中，尽量不要采用两种字体，标题采用一种字体，正文采用一种字体。

最后-总结

•以上所有步骤并非一定要非常严格遵守，只要能做到心中有数，便可以通过刻意练习不断提升自己做PPT的效率。但即使按照步骤做，也可能造成多次更改的情况，这是正常现象，因为一份趋于完美的PPT，一定是不断改改改出来的。

•本文写得比较浅显，因为涉及的注意点比较多，根本不可能在一篇文章中，涉及更多的要点，至于每一点的详细展开，日后会不断更新PPT的系列文章，争取早日覆盖更全面的知识点。