作者：乔山办公网日期：
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相比Office 2013以及更早期的版本而言，Office 2016具有极高的辨识程度。Office 2016将套装内所有应用的标题栏都配上了分别是几个应用所固有的专属颜色（令人费解的是，Outlook的标题栏依旧为蓝色，微软公司不知道是出于何种考虑而取消了Outlook的金色属性）。这是一个可选的设置，如果你觉得这一功能过分耀眼，你可以选择进行关闭，关闭这一功能后的Office 2016看起来和Office 2013非常相似。
作为一套桌面生产应用，Office在这些年来的变化其实并不大。直至Office 2007微软公司才对软件的界面进行了大幅调整，并引入功能区界面（Ribbon Interface）。在Office 2010套装中，微软公司在应用的保存、打开和打印等环节中加入了「后台视图」(Backstage View)功能。但功能区界面并没有改变这套应用的基本架构，也没有改变套装内各应用之间进行交互工作的方式。人们不禁会觉得这套他们用于处理文本、制作电子表格、演示文档、收发邮件以及编写日程的应用从年代久远的Lotus Improv时代以来一直没有出现过实质性的改变。至少Lotus Improv还为我们提供了沿用至今天的网格公式模式。而这次的Office 2016也没有打破这一趋势。
Office 2016在一些细节上确实有所改变，比如说新应用的功能区内设有一个写有「请告诉我你想做什么？」的文本框，这个文本框是功能区内的搜索引擎，它能够为你找到希望使用的功能。不足之处在于它并不会告诉你这项功能的常规位置，因此你只能一次又一次地使用搜索功能。如果说类似的考虑不周是出现在Office 2007版本之中，那还说得过去。可是8年已经过去了，现在绝大部分Office对于常用功能键的位置都非常熟悉。当然，这并不是说这项新功能的出现不会受到用户的欢迎，它确实有使Office变得更好。令人费解的是，为何微软公司需要花费这么长的时间来打造这项功能，明明市面上已经出现了能够实现类似效果的拓展应用，其中有些拓展应用甚至还是甲方的出品。
应用上还设有一项「只能查询」的功能，它会对文档中被选中的词汇进行必应（Bing）搜索。由于这项功能会使用选中词汇以外的内容作为参考，因此搜索出来的结果确实会比直接进行网页搜索要更为准确。例如，在一篇关于碳14同位素（Carbon-14）的英语文档中搜索「dating」一词后，出来的结果应该是与碳年代测定法（carbon dating）有关的内容，而不是「eHarmony」等交友网站。
在Office 2016中，微软公司为Excel增加了几种全新的图表形式，但图表的导出工具却仍处于缺失状态。
此外，Outlook增加附件的按钮上也新增了一个包含有最近使用的Office文档的菜单，这一改进是为了方便用户将文档作为附件添加至邮件之中。新版Outlook对于应该发送附件还是链接有了更好的判断。如果说那些最近有使用记录的Office文档是在OneDrive、企业版OneDrive以及SharePoint上面的话，文档将会以链接的形式发送。新版Outlook可以对文档（包括链接形式的文档）的可编辑性进行设置，你可以轻松在Outlook上将文档设置为只读模式或者是可编辑模式。微软公司表示新版Outlook的附件菜单设置是前所未有的：这意味着公司的员工可以直接给对方发送附件的链接而不必再受附件大小的限制。用邮件分享文档的方式一直给系统管理员带来很大的困扰，因为相对于通过文件服务器进行分享的方式而言，这种方式耗时而且不利于对空间的管理。但考虑到便利性的问题，用邮件分享文档的方式一直是用户的首选。
很明显，微软公司并没有彻底解决Office套装的使用难题，但其对于Outlook 2016的改进无疑是一大进步。
与Office 365（以及下一版本的Exchange）结合使用的Outlook拥有一个名为「Clutter」的垃圾邮件过滤器。Clutter会把低优先级别的群发以及公关宣传等邮件统一放置在一个名为「Clutter」的独立文件夹中。Clutter会将文件夹中的邮件以天为单位进行整理，并将当天的整理结果发送给你。Clutter会通过用户的操作历史来对自己的判断进行修正。事实上从近几个月的试用体验看来，Clutter的表现相当不错，尽管其判断的标尺略为保守。
Access和Publisher也被囊括在Office 2016之中，这两款应用似乎并没有什么改变。微软公司仅仅是给这两款应用换了一身新装，对于它们备受诟病的缺陷却没有作出任何实质性改进。
就软件核心功能的体验而言，Office 2016和Office 2013之间并没有太大的差别，Office 2016仅仅是在一些细节上进行了优化。在新版的Office 2016中，32位版本和64位版本是对等的。但是在过去，关于Office的指导意见是：除非你有非常大的数据报表需要处理，否则还是建议使用32位版本；现在则变成了：你可以在两者之中自由地作出选择，但64位版本的Office更适合处理庞大的数据报表，而且更安全。在Office 2016中，你会更容易找到自己想要使用的功能，但这些优点还不足以让其有质的提升。
协同工作功能才是关键
微软公司将Office 2016视为重量级产品，它的自信并非来自于核心功能或者用户界面的巨大提升，协同工作才是其信心的关键。但这一套似乎也是老生常谈，微软公司在推出Office 2013的时候也曾经弹过类似的调调。
在Office 2016中，Word的协同创作功能有所提升。Office 2013支持多用户对同一个文档进行编辑，但用户在相互进行沟通的时候却非常费劲。如果说一位用户想要通知其他用户自己对哪些内容进行过变更，他需要先对变更过的内容进行保存并通知其他用户刷害伐愤和莅古缝汰俯咯新文档，这样被修改过的内容才能显示出来。Word 2016则省去了保存和刷新的麻烦，用户所作的变更马上就能够在文档中显示出来。尽管与市面上几种依托浏览器的协同编辑工具相比还有一定的提升空间，但这次的变动还是给用户带来了极大的便利。测试发现Word 2016会对已有用户进行编辑的段落进行锁定，因此不同的用户只能针对不同的段落进行协同编辑，这样的设置与Etherpad等协同编辑工具形成了强烈的对比。目前已经消亡的Etherpad支持多用户同时针对文档的同一部分进行协同编辑。
在Office 2016中，协同工作的界面也有了很大的改善。新版的Word、Excel和PowerPoint都有一个便捷的分享按钮。此外，企业版的Skype也被整合在内，协同工作者可以随时通过语音或者视频进行沟通。
尽管用户界面有所改善，但微软公司并没有针对PowerPoint和Excel的协同工作功能进行任何提升。微软公司承诺下一次会为PowerPoint提供更加精细的协同工作体验，再后面是Excel（其实现在已经存在一些专为Excel设计的浏览器协同工具）。微软公司并没有提及上述优化工作的完成时间，但微软公司承诺会在Office 2019推出之前兑现其改善的承诺，至少可以保证Office 365的注册用户不必望穿秋水。
诱惑用户进行订阅
毫无意外，这一套也是Office 2013的老把戏了。得到Office授权的Office 365订阅用户可以使用Office的特别版本——Office ProPlus。和永久激活的一般版本不同，微软公司会定期为Office ProPlus提供功能更新服务。2013版的Office ProPlus甚至还包含了许多原本只针对管理员或终端用户开放的新功能。在Office ProPlus 2016中，微软公司更是加大了针对新功能的投入力度。Office ProPlus 2016的用户界面含有针对新功能进行提示的元素，以方便用户了解软件中有哪些功能进行了更新。微软公司还计划为Windows 10推出一个类似的特别版本，这个特别版本将为主流操作设置一个「当前分支」，通过这个分支，系统可以马上获得修复或者获取新的功能。企业版本的「当前分支」可以马上获得安全修复，但其功能更新却存在三个月的延误。
PowerPoint和Excel的协同性改善很可能会针对特别版本系统的用户优先进行升级。微软公司仍然非常重视得到永久授权的用户，它只是希望让Office 365的订阅用户感觉更有价值，Clutter功能以及协同工作功能的优先升级都是订阅价值的体现。
订阅价值还体现在Outlook的新群组之中。依托Office 365的群组功能，Outlook用户可以建立一个临时的用户群组。为了更好地促进沟通，这个群组可以使用共享的收件箱（由于回复会出现在每一条信息的底部，因此这项功能看起来更像是一次谈话日志而不是邮件）、共享的日历、共同的OneDrive储存空间以及共享的OneNote笔记。和Exchange的传统群发邮件以及日立共享功能不同，群组可以在全终端用户的情况下进行创建，它并不需要管理员的参与。这是一项全新的功能。
Office 365包含有3项新应用，其中Delve和Sway已经出现了好几个月的时间，仍处于预览状态的Planner则是一个全新的应用。
从「Planner」这个毫无想象力的名字可知，它是一款用作计划的应用。用户可以在其中建立任务、设置任务限期、对完成情况进行跟踪、将任务指派给不同的成员并查看他们的完成情况。微软公司并不满足于创造出仅用于收发邮件的应用，它希望这款应用可以更为接近Project中的甘特图（Gantt charts）。这款基本软件似乎非常实用，尽管它目前仍处于相对孤立的状态之中。Planner并没有和Outlook的待办事项清单进行整合，它也没有和微软公司最新购买的Wunderlist应用进行整合。这类整合将使Planner可以更好地与现存工作流程或者实践进行整合。
Delve的功能实在是令人费解。微软公司致力于将Delve打造成一个可是使用Office Graph（Office Graph是公司的雇员、小组以及工作所涉及的文档之间的相互关系）的工具。通过算法，它可以向你展示你或许会感兴趣的东西，例如你可以看到团队中的成员正在处理那些文档。但对于不以文档结构为核心的企业，这项应用似乎并没有多大的使用价值。
关于未来的展望
在这三项新应用之中，最具重要意义的要数Sway。Sway是一项用于进行演示的应用，看到这里，许多人的第一反应必然是错愕。然而，Sway给人的感觉非常良好，微软公司似乎终于为Office传统的工作方式带来了新鲜感，它可以将演示内容打散。要创建一个Sway文档，你需要撰写一个「故事脚本」以将文本、图片、图标以及视频等素材以自己喜欢的结构和顺序组织起来，然后选择想要的设计（字体和颜色等）以及展示风格（连续流动还是分页），Sway会参考你的内容以及标准生成一个设计。如果你不喜欢这个设计，你可以点击「remix」（重新合成）按钮以生成另一个设计。
受限于其功能的简单性已经编辑选项的有限性，目前Sway还不具备攻占大部分会议室的能力。例如，使用Sway生成一个设计以后，用户便不能对生成的设计进行调整，因此要对Sway进行推广具有一定难度。难能可贵的是，Sway可谓是整个Office套装中最具前瞻性的一项应用。Sway的故事是交互式的，故事可以用连续滚动的形式进行展示而不是一片片独立的幻灯片。Sway是依托网e5a48de588b67a64364页而生的，它的存在形式仅仅为URL链接而不是实质的文档（尽管在Windows 10和iOS系统上有Sway的应用，但其内容依然以URL的形式呈现）。因此，Sway具备很好的分享特性，使用起来的感觉要比PowerPoint良好。
Office还是那个Office
关于Office还有什么好说的呢？它是一个非常重要的应用软件，甚至是企业的中流砥柱。尽管近年来计算机的软件和硬件都发生了翻天覆地的变化，但Office的变化却并不明显。多年来，它的工作方式还是一样，甚至连功能也没有发生多大的变化。但微软公司可以改进的事情还是有的：除了支持基于S/MIME的邮件安全协议外，微软公司还应该考虑支持PGP加密邮件；微软公司还应该允许用户从Excel中导出完整的图表并赋予他们完整的编辑权限，并对Excel的复制粘贴功能进行优化。当然，这些都只是一些细节问题。
尽管触摸屏革命似乎和Office没有太大关系，但为了顺应这个潮流，微软公司还是在Office身上下了一番功夫。当然结果并不怎么好，如何针对一款复杂如Office的应用设计出触屏版本是一个悬而未决的难题。目前市面上已经存在一些功能较为单一的类Office触屏软件。
从过去数月的使用情况看来，Office 2016试用版的运作情况良好，几乎没有发生什么错误。不论是Outlook、Word、Excel还是PowerPoint，若不是因为它们色彩斑斓的标题栏，人们一定会以为自己还是使用着Office 2013。
从多个角度考虑，对Office进行颠覆式升级的想法似乎并不明智，因为Office并不是那一类每个版本都存在着巨大诧异的应用。微软公司会努力提升Office 365的订阅价值，而且Word、Excel和PowerPoint这三个应用的协同工作功能也会让许多用户受益。只是说相比要用户等上三年而言，微软公司可以尝试以月度为单位的为用户进行自动自动化的无缝升级，这样用户的感知会好得多。微软公司目前针对Office的发展步伐无疑是符合实际情况的，因为Office这类办公软件所能期盼的应该是逐步提升的性能而不是一次具有颠覆意义的变革。
凭借日益发展的在线服务，连续、无缝的推送服务将会成为最适合付费订阅模式的升级方式。
已经是Office 2013永久授权的用户大概不会考虑购买Office 2016的永久性授权服务，甚至连Office 2010的用户也会对升级成2016版本有所犹豫。除非是一些对付费订阅模式非常厌恶的用户，否则选择订阅Office 365应该是用户的最佳选择。不管是家庭版还是企业版，只要你订阅了Office 365，你就可以一直享受微软公司提供的无忧升级服务，这似乎比传统模式要好得多。
最后简单列举一下Office 2016的优点和缺点吧：
优点
它还是那个Office！只要你喜欢并且会用Office，那么你马上就可以适应Office 2016。
Sway是Office套装中久违的前瞻性产品。
Outlook的Clutter功能深得人心，它可以对邮件进行整理。
缺点
它还是那个Office。因此，如果你讨厌Office的话，那么你也会讨厌Office 2016。