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Microsoft Excel 2003 企业综合应用
1
为什么要使用Excel处理数据
Excel 快速、准确获得信息的能力 Excel 直观检查公式和运算关系的能力 Excel 处理多工作表计算的能力 Excel 借助修饰效果增强数据管理的能力 Excel 借助图表分析数据的能力 Excel 随时、随地挖掘和分析数据的能力 Excel 网络数据共享和协同分析的能力
2
概述
认识电子表格在处理数据方面的能力 认识Excel 的工作界面及工具 单元格概念 工作表概念 工作薄概念
3
了解窗口结构
菜单 工具栏 公式栏 工作表编辑区域
思考：如何自定义工具栏
4
数据输入
数据输入制作电子表格
活动单元格概念 按Tab向右移动一个单元格 按Enter键向下移动一个单元格 按√确定当前单元格内容的输入 按X 取消当前内容的输入 Ctrl+Enter将当前正在编辑的内容填充至整个选 择区域
5
表格的基本操作
选择区域
用鼠标直接拖动选中矩形区域 在行列标记上单击选中整行整列 再拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域 Ctrl 按住Shift键可以选中两点之间区域
6
选择表格续
快速移动光标
Ctrl+home 将光标移动到第一个单元格 Ctrl+End 将光标移动到表格最后一个单元格 Ctrl+→将光标移动到当前区域最右列(其他方向 箭头依此类推) 则Ctrl+Shift+向下箭头,选择当前单元格至当前区 域最后一行的内容．
7
表格的编辑和调整
鼠标拖动调整宽高
调整行高列宽，直接拖动行列标记间分割线 同时选中多行或多列，调整其中任意一列（行） 的宽度，其他各列（行）同时改变 双击行列标记间分割线可根据内容自动调整
精确调整宽高
格式→行→行高 格式→列→列宽
8
表格的编辑和调整
鼠标拖动数据－拖动表格边框
直接拖拽边框是移动； 按住CTRL键拖拽相当于复制操作； 按ALT键拖拽在其他Sheet间移动； ALT Sheet 按SHIFT键拖拽将表格从原位置移出并插入到 目标位置。（可用于交换两列位置）
9
表格的编辑和调整
序列填充
填充柄：选中区域右下角的黑点 拖拽填充柄可实现序列填充，如：January, February, March等 一切和数字有关的数据都有序列功能 反向拖动填充柄相当于删除 自定义填充序列：工具→选项→自定义序列 其他填充：编辑→填充→序列
10
工作表的编辑
表格行、列的插入与删除 表格行列的显示与隐藏 工作表的操作
命名 移动、复制和删除（删除后不能恢复）
多工作表同时编辑
11
工作表的编辑
清除和删除的比较
编辑→清除→全部、格式、内容、批注 编辑→删除
在工作表中查找和替换数据
编辑→查找、替换
12
表格的编辑和调整
剪切、复制、粘贴的使用 剪贴板的使用 选择性粘贴
数值,格式,公式,列宽 操作:加,减,乘,除 转置:行列互换
13
习题1:
1.如何快速选择当前光标所在数据区域 2.在一个矩形数据区域中,如何快速选择其中 某一列数据(直接点击列标记除外!) 3.如何快速交换两列数据的位置 4.如何将文本格式的数字转换为数值格式. 5.如何快速清除表格的所有格式.
14
链接表格
插入超链接 返回超链接 修饰表格
隐藏边框底纹 隐藏工作表标签
15
为工作表添加注释信息
添加批注
Insert→Comment
显示与隐藏批注
View → Comment
修改批注的格式 打印批注
File → Page Setup → Sheet → Comment
16
表格数据的保存
文件→保存
工具→选项→常规→默认文件保存路径 CSV 文件格式的使用 将工作簿发布为Web页
建立与使用模板
文件—另存为—模板
设置工作簿属性
思考：为什么要设定工作簿属性？
参阅P43
17
对数据表格的页面设置
页面设置
文件→页面设置→方向、缩放比例、页边距 分页预览视图下调整打印范e799bee5baa6e997aee7ad94e4b893e5b19e366围
视图→分页预览
打印重复标题行：
页面设置→工作表:打印重复标题行，打印重复标题列
打印选项 打印顺序
18
打印数据表格
文件→打印
打印范围 打印内容
打印选择区域 打印当前工作表 打印整个工作薄
打印份数
19
数据窗口的控制
冻结窗格
窗口→冻结窗格
拆分窗口
窗口→拆分窗口
新建并重排窗口
窗口→重排窗口
20
习题2:
1. 2. 3. 4. 5. 如何更改插入批注时显示的名字? 如何设置文档的打印比例为80%? 如何设置重复打印标题行? 如何将标题行冻结? 如何能同时查看第1行与第200行的内容?
21
表格的修饰
缺乏修饰的表格
可读性较差 保护性较差 无法突出表格数据
表格数据的修饰包括
数值格式的修饰 对齐格式的修饰 表格边框、底纹的修饰
22
修饰数值格式
设置数字精确值 负值突出显示 设置数字货币格式 日期型数字格式 文本型数字格式 自定义数字格式
参阅P62
23
对齐格式的修饰
对齐方式
水平垂直方向对齐 文字方向的设置 特殊对齐方式
合并单元格
单元格中内容自动换行 手动换行
24
数据的保护
为Excel文件添加密码
文件→另存为→工具→常规选项
Password to Open Password to Modify
保护一个单元格不可以被修改必须满足两 个条件：
格式→单元格→保护→锁定被选中 工具→保护→保护工作表被选中
参阅P132
25
条件格式的使用
什么是条件格式
对选定区域中符合指定条件的数据以指定格式
如何设置条件格式
Format→Conditional Format
使用条件格式显示单元格的数据
例：将表格中大于500的数字以红色显示 目的：突出显示满足某个条件数据
参阅P79
26
数据验证
建立验证数据内容，即设置“有效数据” “有效数据”是用于规定某个单元格或单元格 区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则， 并为不满足规则的数据设置报告的方法 对一些重要的数据最好为它规定有效性规则
参阅P165
27
定义数据验证
定义有效数据范围 设置输入信息 设置出错警告 设置自定义类型的有效数据 圈释无效数据
28
习题3:
1.为单元格中的数字后缀Kg 2.如何将合并单元中的数据自动换行? 3.如何设置只允许用户编辑B2:E10单元格中 的数据? 4.如何将表格中大于1000且小于2000的值设 置为红色底纹?
29
使用图表分析数据
明确图表分析的目标 确定合理的图表类型 图表的编辑、修饰、打印
参阅P150
30
创建图表
创建图表的方法
选中数据后，插入→图表 图表向导→
第一步：图表类型
柱型图：量化比较 折线图：趋势比较 饼图：百分比较
31
创建图表
图表向导：
第二步，图表数据源：
数据区域：选择图表数据 来源 系列产生于：行、列 即：将每行的数据生成系 列，或是将每列的数据生 成第列。
32
创建图表
图表向导：
第三步，图表选项: 包括：图表标题， 网格线，图例，数 据标志等等 第四步，图表位置 将图表插入新工作 表或是作为对象插 入现有工作表
33
修饰图表
图表的构成
图表区域 绘图区域
图表的编辑
改变图表大小 改变图表内文字的大小(点中图表中空白位置, 格式中字号)
图表的数据源编辑
向图表添加数据 删除图表内数据
34
修饰图表
图表刻度的修饰：
刻度轴上双击鼠标 刻度最小值,最大值,刻 度单位,分类轴交叉点, 显示刻度单位等等. 刻度轴的数字,对齐格 式等.
35
图表修饰
改变图表类型
改变整个图表的类型
图表的空白位置右键→图表类型
改变某个系列的显示类型
系列上点击鼠标右键→图表类型 这样可以制作复合图表
36
修饰图表
制作第2Y轴图表
1、在以第2Y轴为刻度的 系列上双击鼠标→坐 → 标轴→次坐标轴 2、更改此系列的图表类 型以和主坐标轴区分
37
习题4:
1. 2. 3. 4. 5. 如何改变图表类型 如何只改变某个系列的图表类型 如何更改刻度属性? 如何将产生第2个Y轴 若要对比某几个数据所在总值的百分比,最 好使用何种图表?
38
在Excel中编辑公式
点击等号（=）开始编辑公式
在公式中可以使用加、减、乘、除四则混合运 算，括号、乘方（^2表示2次方）等
公式复制过程中存在的问题 公式复制和引用关系 相对引用案例 绝对引用和应用案例 混合引用和运用案例
参阅P71
39
追踪单元格引用
追踪引用的单元格 追踪从属单元格 追踪单元格引用错误 使用“公式审核”工具栏追踪单元格引用
参阅P92
40
给单元格或区域命名
区域命名和语言公式
命名的作用
易于识别数据范围 简化数据区域的引用
名称的创建
直接在名称框中更改 插入→名称→定义或指定
使用自然语言公式
参阅P65
41
简单函数的使用
用函数进行计算的必要性 几种常用函数介绍
SUM，AVERAGE MAX，MIN COUNT CountA CountBlank Round, Roundup, Rounddown
42
常用统计函数的使用
Sumif
对满足指定条件的数值求和
CountIF
计算区域中满足给定条件的单元格的个数
43
常用统计函数的使用
Dcount, Dsum
返回列表或数据库的中满足指定条件的记录的 个数或数字之和(Dsum)
44
条件判断函数--IF
工资表的编制格式 税金的计算
级别 1 2 3 4 5 6 7 8 9
应纳税工薪收入 不超过500元的 超过500元至2000元部分 超过2000元至5000元部分 超过5000元至20000元部分 超过20000元至40000元部分 超过40000元至60000元部分 超过60000元至80000元部分 超过80000元至100000元部分 超过100000元部分
上一范围上限 税率 0 5% 500 2000 5000 20000 40000 60000 80000 100000 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
扣除数 0 25 125 375 1375 3375 6375 10375 15375
45
高级查询函数的使用
VLOOKUP( )函数
在表格的最左列查找某个数值，并返回该值右 边所对应的第N列的数值
HLOOKUP( )函数
在表格的首行查找指定的数值，并由此返回该 值下方所对应的第N行的数值
参阅113
46
公式的反推
为公式指定目标值求解 工具—单变量求解 Tool—Goal Seek
47
目标值预测
根据现有公式，随变量的变化，对目标值 变化的预测。 数据模拟运算表 (Data)—(Table) 单变量预测 双变量预测
48
使用方案
基于公式创建方案 合并方案 显示方案摘要
49
习题5:
利用公式制作九九乘法口诀表 根据例子文件练习(Function.xls):
熟练相对引用和绝对引用的使用. 使用四舍五入函数精确表格中的数据. 统计符合指定条件记录的个数. 使用Vlookup函数制作一查询数据表格.(如例子 文件所示) 如何显示/隐藏公式追踪工具.
50
对表格数据的排序
表格数据的排序组合
数据表规则 排序规则
排序方法
单一条件排序 多重条件排序 自定义排序 横向排序 恢复
51
对数据进行分类汇总
分类汇总(Data?Subtotal)：
按照数据表格的某个字段进行分类，并计算每个 类别的汇总信息
分类汇总操作的基本原则
在分类汇总之前，需要按照要汇总的列进行排序
创建多级分类汇总 设置分类汇总选项
参阅P102，99
52
对数据进行合并计算
合并计算
将结构类似、位于不同位置（可以是不同的工 作表或工作簿）的表格合并到一个区域并计算 统计信息 Data→Consolidate
创建合并计算表格
要求具有相同的行列标签 创建合并计算前将光标放在要显示结果的位置
53
对表格数据的筛选分析
自动筛选数据
筛选条件和规则 单一和多重条件筛选 排名筛选
高级筛选
定制条件区域 将筛选结果复制到新的区域 筛选唯一性纪录
参阅P106
54
创建列表
将表格转换为列表 列表的应用
排序、筛选、汇总
列表转换为表格区域
55
数据透视表和数据透视图表
数据透视表
数据透视表是一种对大量数据 快速汇总和建立交叉列表的 交互式表格。可以转换行和 列以查看源数据的不同汇总 结果，可以显示不同页面以 筛选数据，还可以根据需要 显示区域中的明细数据。
参阅P117
56
使用数据透视表
数据透视表包括:
Page Field Rows Field Columns Field Data Field
按不同字段分类数据透视表
只需要将要查看的字段拖拽到相应的字段即可 按不同关键字查看数据
57
使用数据透视表
查看汇总结果明细信息
双击汇总值即可查看明细信息（即来源） 明细数据会显示在自动插入的新工作表中
改变数据汇总方式
汇总字段上点击鼠标右键→字段设置(Field Setting) 即可改变汇总方式，如(Average, Count) 查看数据占同行(同列)数据总和的百分比
字段设置对话框→选项(Option) → % of row
58
使用数据透视表
按字段排序,筛选数据透视表
在要排序的字段上右键→字段设置(Field Setting) →高级(Advance)→Sort (选择要排序的项)
按日期字段汇总数据透视表
此字段中必须是日期格式的数据 可以将日期型字段按照年月日等进行组合汇总 日期字段上点右键→字段设置→组及显示明细 数据(Group and show Detail)→组合
59
数据透视图表
在现有数据透视表的基础上创建数据透视图 直接为工作表创建数据透视图 调整与修改数据透视图
数据透视图的调整 修改数据透视图类型
60
将规则文本导入EXCEL
Data →Column to Text
如果文本文件中的数据以制表符、冒号、分号 或其他字符分隔，请选择“分隔符号”。 如果文本文件中的所有项的长度相同，请选择 “固定宽度”。 可以手动调整分列的位置,也可以跳过某列而不 导入.
参阅P24
61
导入外部数据
导入Web数据
数据→导入外部数据→新建Web查询 可以使Excel与Web页的数据同步更新
新建数据库查询
数据→导入外部数据→新建数据库查询 可以使Excel与Access数据库的数据同步更新 导入数据时指定条件,可以设定参数查询
62
导入外部数据
导入XML数据源
数据的导入 映射XML数据源 添加字段 数据刷新
HEJEK;
参阅P28
63
窗体控件的使用
窗体介绍 打开窗体工具
视图→工具栏→窗体
打开控件工具箱
视图→工具栏→控件工具箱
窗体控件在表格中的应用
64
宏的使用
什么是宏？ 录制Excel宏 编辑、运行Excel宏 宏和命令按钮的使用 自定义工具栏
65
多人共同编译一份表格文档
共享工作簿的作用 设置工作簿的共享状态 控制共享工作簿的使用 在共享工作簿中进行修订工作 将修订内容整合和更新 撤销工作簿的共享状态
参阅P129
66
习题:
参照例子文件练习Sort, Filter, Subtotal, Consolidate等功能 参照例子文件制作PivotTable 和PivotChart 设置文档修订状态 导入Access数据库到Excel表.
67
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1