office办公软件Microsoft word 基础操作-office办公软件教程

word基本文档排版

一.软件简介

OFFICE办公自动化软件之一，主要用于排版，可制作出图文表混排的效果。从2003版本到2007，软件从菜单化演变为图标化。

二.启动

1.开始--程序--MS office --MS word 2007

2.双击桌面快捷方式。（开始---程序---OFFICE---WORD----右击---发送到---桌面快捷方式）

3.打开WORD文档（如果有两个版本，一般以高版本打开）

4.右击空白处--新建--WORD文档

三.窗口

1.标题栏：快速按钮--文件操作按钮，添加或删除快速按钮。（单击小三角 ---勾选需要的功能）

2.菜单选项卡及其工具按钮：了解图标的含义，对话框的弹出方法。

3.页面区

4.状态栏

四.文件的操作

1.新建

1) OFFICE按钮---新建---在弹出的对话框中选择新建的文档类型。

2) 单机快速启动栏的新建按钮

3) CTRL+N

2.打开

3.保存：注意位置，名称，类型（主要是版本），可以通过“另存为”进行再一次的保存。（同一位置，换个名称，不同位置，任意保存）***加密保存方法***

4.关闭与退出：关闭文档，程序不退出。退出：程序退出，文档关闭。（ ALT+F4）

五.文字录入

1.定光标:双击目标位置。

2.选择输入法

1)通过任务栏上的输入法指示器

2)快捷键：ctrl+ shift ：切换输入法; ctrl+空格 ：中英文切换

CAPS LOCK ：大小写切换

3.常用键

Ctrl + z 撤销

Ctrl + y 重复

del删除键（主要用于删除光标右边的字符)

backspace退格键（主要用于删除光标左边的字符）

insert 插入键与改写键：状态栏---插入、改写按钮，启动改写功能则输入新内容后替换后面的字符。

1. 插入特殊符号：

1) 使用键盘（注意中英文输入法）

2) 软键盘，

3) 插入菜单下，在工具按钮的右侧选择符号

5.选择文本

1) 拖动选择

2) 鼠标置于行左边变成白箭头，单击选择行，双击选择段，三击选择全文(ctrl+a)

1、 文本的复制

(1) 选中文本—右击—复制，定位光标---右击*------粘贴

(2) CTRL+C,CTRL+V

2、 文本的移动

i. 选中文本—右击—剪切，定位光标---右击*------粘贴

ii. CTRL+X，CTRL+V

3、 查找：CTRL+F

替换：CTRL+H

六.文本格式

1. 选择文本--开始菜单中的字体选项部分图标按钮。

2. 开始菜单—字体工具栏—字体工具栏右下角箭头单击---弹出字体对话框：

1）字体选卡：着重号、阴影、阳文、阴文、空心字

2）字符间距：缩放：字宽度变化，高度不变

间距：字与字之间的距离大小（加宽、紧缩）

位置：提升和降低

七.段落格式

1. 光标定于段落中或选择要设定的段落---开始菜单中的段落部分的按钮 或弹出段落对话框

2. 对齐方式：左对齐，右对齐，居中，分散，两端

3. 缩进：左缩进，右缩进，首行缩进（段中第一行缩进），悬挂缩进（第一行不缩进，其余行缩进）

4. 段间距：指设定段前与段后的间距。

5. 行间距：设定段中行与行之间的距离。注意最小值与固定值的区别。

八、边框与底纹：开始---段落工具栏----边框的下拉列表---边框与底纹

1. 边框：

1) 类型：方框、阴影、三维

2) 线型、线宽、颜色

3) 应用范围：文字（每行加一个边框，不能单独控制）

段落（一段加一个大的边框，可以单独控制每条线的显示隐藏）

2、页面边框：

3、底纹：单色、图案、应用范围

九.项目编号与符号

1.选择要设定的段--右击--项目符号/项目编号--常用、自定义。或者是在“开始菜单”--段落部分--设定。

设定时也可以先设定好项目符号与编号，之后录入文字时回车自动出现设定的编号。

项目与项目之间用回车隔开

TAB键--向下一级，Shift + Tab 向上一级，enter用于换段。

2.编号：

WORD表格

一 . 创建表格

1.打开快速按钮，将绘制表格添加到常用按钮。或者是进入开始选项卡段落部分右下角的三角按钮绘制表格按钮。

2.插入菜单下--表格部分--快速表格、插入表格、绘制表格。

二.表格样式设定

1. 选择表格或光标定于表格中--出现表格工具菜单卡—设计---表样式（选择模板）

2. 表格工具---设计：设置边框和底纹：（线型、线宽、颜色、应用范围）

底纹：给表格的单元格---加颜色

注意：如果表格加底纹时需要图形样式----开始---段落—边框底纹

三.表格的布局

1.表格的选择

(1). 一个单元格：鼠标指向单元格左下方/单击（或在单元格中三击）

(2). 多个单元格的选定：按住左键拖动

(3). 任意一行选定，鼠标指向行首/单击

(4). 任意一列选定：鼠标指向列上方/单击

(5). 全表选定：鼠标指向左上角按钮处/单击

2. 修改表格

1）添加行或列：定光标或选择多行多列--右击选择快捷菜单中的“插入”命令，或者是利用表格工具--布局按钮--行与列选项部分--选择相应的命令。

2）删除行或列：选择行或列—右击—删除行或列，或者是选择表格工具--布局按钮--行与列选项部分--删除按钮（下拉菜单有分类选择）。

3. 删除表格

选择表格—退格键，或者是选择表格工具--布局按钮--行与列选项部分--删除按钮（下拉菜单中选择表格）。

4.合并单元格

1）选中要合并的多个单元格----右击---合并单元格。

2）选择要合并的单元格--选择表格工具--布局按钮--“合并”部分的“合并单元格”按钮。

5.拆分单元格

选择要拆分的单元格--选择表格工具--布局按钮--“合并”部分的“拆分单元格”按钮，在弹出的对话框中设定要拆分的行与列，（需要注意拆分前是否合并单元格）。

注意：表格属性---表格选项卡---选项---左右设置为0（用于拆分较多列时使用）

6.拆分表格

光标定于拆分后第二个表格的第一行处---单击拆分表格按钮

合并表格只需要将表格间内容清除（DELETE）

7.调整行高列宽

1) 体数值调整：表格选中---布局—单元格大小（高度和宽度）

2) 拖动法：ALT键+拖动可以实现微调

3) 平均分布行高列宽

8.字体对齐方式

选择单元格---表格工具--布局按钮--对齐方式--单元格内文本的对齐，文字方向，单元格边距。（也可以通过右击进行设定）

9.绘制斜线表头

1）光标定于表头处--表格工具--布局按钮--“表”部分--绘制斜线表头按钮--在弹出的对话框中设定参数--确定。

2）手工绘制---直线（文字要借助于文本框，无颜色、无轮廓）

四.表格的属性

1.进入：光标定于表格中---右击--表格属性，也可以单击表格工具--布局按钮--左边的“表”部分“属性”按钮。

2.设定

1）表格：整个表格的宽度，表格水平的对齐，表格与文字的环绕，

2）行与列：行高固定值

3）单元格：表格内文本的对齐可以选择表格后右击--设定对齐方式，也可以使用表格工具--布局按钮--对齐方式。

五.重复标题行

光标定于要设定为标题的行，或者选择要重复的标题行，表格工具--布局按钮--数据--重复标题行。

六.转换为文本

1.选择表格--表格工具--布局按钮--右侧的数据部分--转换为文本按钮--在弹出的对话框中设定分隔符--确定。

2.文本转换为表格

观察分隔符（可以复制）--选择文本--插入菜单下--表格部分下三角按钮--文本转换成表格--在弹出的对话框中设定分隔符，表格属性--确定

WORD表格计算

一. 使用函数计算

1. 函数组成

(1). 函数名：决定运算的形式

(2). 小括号：在英文状态下输入

(3). 参数：用于表示运算范围等

2. 参数的表示方法

(1). 方位名词：above(上)、below(下)、left(左)、right(右)

操作方法：光标定于结果单元格中--单击表格工具--布局按钮--右侧数据部分的“公式”按钮--在弹出的对话框中设定公式与函数--确定。

(2). 单元格地址

①. 列号+行号

②. 列号：英文字母表示(A—Z)

③. 行号：数字表示(1--……)

④. 连续区域的表示方法:

⑤. 不连续单元格表示方法,

方法；选定存放结果的单元格/表格/公式

例(计算平均分):

二. 使用公式计算

例:计算应发工资

三. 数据更新：结果单元格随着公式中某些数值的变化而变化

选定结果单元格/按F9

对于大量数据的计算我们就可以计算一个后，其它的采用复制粘贴再按F9刷新即可，但仅限于采用方位名词计算的形式。如果采用单元格地址进行计算，也可以计算一个并复制粘贴，不过粘贴后需要按SHIFT+F9将结果切换至代码并修改。

当然，如果觉得采用菜单方式麻烦，也可以在单元格中定光标，按CTRL+F9进行域编辑状态并直接输入函数。

四. 排序

1. 选中要排序列

2. 表格工具---布局---排序

3. 设置排序依据：主关键字、次关键字、第三关键字

设置排序类型排序方式：升序、降序光标定于结果单元格中--单击表格工具--布局按钮--右侧数据部分的“公式”按钮--在弹出的对话框中设定公式与函数--确定。（重复公式计算ctrl+y)

WORD表格也可以当成是EXCEL表格来进行单元格的定义，并应用到公式计算中去。

图文混排

一. 文本框

1.作用：可以用于承载文字的工具，实现文本的统一处理。

2.插入：插入菜单下--文本部分--“文本框”--可以选择内置的文本框，或绘制自定义的文本框（横排，竖排）。

3.文本框的调整：选中文本框即可弹出文本框工具选项卡

1）位置与大小

2）文本框的属性：右击文本框的边缘处--设置文本框格式

颜色与线条：设定文本框填充的颜色与线条的颜色。若为无色则文本框透明。

大小：设定文本框的大小。

版式：环绕方式（文字与文本框的环绕关系）

水平垂直对齐方式：

4.文本框的链接

1）作用：实现两个文本框文本的共享。（要求两个文本框方向一致，且后一个为空）

2）方法：右击前一个文本框的边缘处--创建文本框链接--单击下一个文本框。

取消：右击前一个文本框边缘处--断开链接

二.艺术字

1.插入艺术字

1）插入菜单下--文本部分--艺术字--选择一种艺术字的样式--在弹出的对话框中设定艺术字的内容与格式--确定。

2）单击艺术字--此时发现出现了艺术字的工具栏--在右侧的“排列”文字环绕部分--选择四周型或紧密型

2.艺术字的编辑

1）.位置

2）.大小

3）.旋转与倾斜

4）.艺术字格式：右击艺术字--设定艺术字格式--具体设定与文本框基本相同

5）.艺术字的工具栏：选择艺术字—弹出艺术字工具栏

文字：编辑文字，间距（艺术字之间的间距），等高，竖排文字（切换文字方向），艺术字内部的段落对齐。

艺术字样式：更改艺术字样式，设定填充色和轮廓色，更改形状。

阴影：设定阴影效果：位置与方向，颜色。

三维：设定三维效果（颜色，深度，方向，照明，表面效果），三维方向的细微调整。

大小：设定艺术字大小

排列：设定艺术字的排列顺序，艺术字与文字的环绕关系，艺术字在页面中的布局，艺术字在页面中的对齐（也可以实现多个对象的对齐，首先需要使用CTRL+单击选择多个对象），艺术字的旋转。

三.图片与剪贴画

1.插入菜单下--插图部分--图片、剪贴画、形状、图示库。

图片：在弹出的对话框中选择图片--单击“插入”。

选择插入的图片--右击--选择设置图片格式--在版式选项卡中设置"四周型"或"紧密型",此时图片就正常显示，可以进行调整。

2.图片的调整

位置，大小（SHIFT:等比例缩放，CTRL：中心缩放）旋转

3.图片工具栏：选择图片后，在菜单栏上就会出现“图片工具--格式选项卡”：

调整：主要用于调整图片的颜色

图片样式：设定图片的边框样式，阴影等效果，还可以调整边框形状颜色等。

排列：位置（设定图片在页面中的位置分布），置于顶层/底层（设定图片的排列顺序），文字环绕（设定图片与文字的环绕关系），对齐（设定图片间的对齐方式），旋转（设定图片的旋转角度），裁剪，形状高度宽度（设定图片的高度与宽度）。

四、形状

1.插入形状：选择插入菜单，在插图部分选择形状并单击，在列表中选择一种图形--在页面中拖动

注意：按住SHIFT键绘制水平垂直的线、也可以绘制正的图形；按住CTRL可以绘制以鼠标所在点向四周扩散的图形

2.形状调整：大小(蓝色点调整大小，按住SHIFT键等比例缩放，按住CTRL中心缩放)，变形（黄色的菱形点），旋转（绿色的点拖动，排列----旋转命令）。

3.绘图工具的格式工具栏：

插入形状并进行文字录入与编辑，形状样式（填充，线条，形状），阴影样式与位置，三维设置，排列与大小。

4.图形组合：选择（鼠标单击或CTRL键+单击），在开始菜单右侧的编辑部分单击“选择”--在下拉菜单中选择“选择对象”，按住SHIFT键依次单击加选，右击--组合（组合，取消组合，重新组合）。

长文档排版

一.文字方向

页面布局--页面设置部分--文字方向

二.页边距

页面布局--页面设置部分--页边距--选择默认的边距或自定义边距--确定。

三.分栏

定光标于页面中（整个页面分栏）或者选择要分栏的文本（针对于所选文本在当前位置）--页面布局菜单--页面设置部分--分栏--选择已有的分栏样式或自定义分栏--确定。

四.水印

光标定于页面中--页面布局--页面背景部分--水印--默认水印/自定义水印（文字、图片）。

五.页面颜色（背景）

页面布局菜单--页面背景选项--页面颜色按钮--纯色、填充效果（渐变、图案、纹理、图片）

六.页面边框

页面布局菜单--页面背景选项--页面边框按钮--在弹出的对话框中设定边框的样式--确定。

七.页眉与页脚

插入菜单下--页眉和页脚部分--

页眉：插入预设的或编辑自定义的页眉，完成文本录入后双击正文区域。

页脚：选择一种样式或选择编辑页脚，完成后双击正文区。

页码：选项一种页码样式--插入。（页码可以自动编页）。

页面布局---页面设置右下角---板式---（首页不同、奇偶页不同）

八.首字下沉

光标定于段中或选择要下沉的前几个字--插入菜单下--文本--首字下沉--设定默认的下沉方式或自定义--确定。

九.格式的统一

1.格式刷

光标定于源格式或选择有格式的文本--单击或双击开始菜单“剪贴板”中的格式刷--单击目标段落或选择目标文本。

2.样式

1.定义：一系列格式的集合。

2.新建样式：光标定于设定的文档格式中--在“开始”菜单-样式部分--样式列表右下角--单击--在下拉菜单中选择“将所选内容新建为快速样式”--设定样式的属性（名称，格式--单击修改进行编辑）--确定。

3.应用样式：定光标或选择文本--在样式列表中选择定义的样式并单击。

七.目录的制作

1.在正文中将要作为目录的标题或内容设定为不同级别的样式。

2.新建页面：Ctrl + enter

3.引用菜单左边的目录选项--在目录的下拉列表中选择“插入目录”--在选项中选择要设定为目录的样式，在修改中设定不同级别目录的格式与属性--确定。

4.需要修改目录，一般是在正文中修改文字的样式，然后右击目录区，选择“更新目录”。

八.打印输出。

1.页面设置

页面布局--页面设置--页边距（设定页边距与纸张方向）、纸张（选择纸张）、版式（页眉页脚的设置、垂直对齐方式）文档网格（文字排列：方向，栏数）、网格的设定。

2、打印

单击OFFICE按钮--打印：打印预览/打印。