EXCEL:如何允许填报数据又防止破坏报表中的公式？

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把excel发下去让大家填，收上来汇总，结果乱七八糟的，有好办法吗？

将Excel数据表发给同事填，家长填等等，是工作中常常遇到的应用场景。

题主的问题是，发现Excel文件收上来之后乱七八糟，进一步统计和整理很麻烦，有什么好办法？

办法肯定是有的，在这里就两种情况进行回答。

保护工作表，限制编辑区域--防止意外修改

举个例子，如下图中，如果你希望别人只能修改/填写浅绿色的单元格。对于其它单元格，则不希望别人修改/删除内容，也不希望别人增加/删除/插入行列。该怎么做呢？

Excel提供了一个限制编辑的工具叫“保护工作表”。

言下之意，就是在一定程度上保护你的Excel工作表只在特定的规则下被编辑。

默认情况下，每个单元格都处于被“保护-锁定”的状态下。

但是，这并不影响我们正常编辑使用单元格。

当我们启动“工作表保护”之后，所有的“锁定”单元格内容才会被保护（不可编辑）。

也就是说，如果单元格同时满足两个条件：

1. 被“保护-锁定”；

2. 启动“工作表保护”。

那么这个单元格将不能被编辑。

了解这个逻辑之后，回到案例。

如果我只希望别人只能编辑浅绿色的单元格，但是其它单元格不允许被编辑。那么，我们只需要解除浅绿色单元格的“保护-锁定”，同时启动“工作表保护”就可以了，对吗？

选中所有浅绿色单元格--取消“锁定”--启动“工作表保护”。

这种限制方式应该是非常简单易用了。

设置数据验证条件--规范数据输入

经过上面的设置之后，已经可以做到仅允许编辑浅绿色区域了。

但是另外一个导致数据混乱的问题可能还会出现--录入的数据不规范。

比如，填写“所属部门”的时候，有人会填写“销售办，销售部，销售，人力，行政部”，但是你希望的是更规范的写法以方便管理，应该填写的是比如“销售部，人力资源及行政部，技术研发部，生产部”。

那么我们就不让大家随便填了，可以在单元格中做一个下拉列表，让大家选择，已达到规范统一的效果。

利用Excel的数据验证，建立部门的序列，可以实现这个功能。

这个操作相当于做了一个限制--只允许录入序列中存在的部门名称，从而达到了统一。

如果有人手工数据的部门不存在与序列中，那么Excel会弹出提醒并不允许输入。

同样的道理，如果你希望大家在填“民族”字段的时候，写“汉，满，壮，苗”而不是“汉族，满族，壮族，苗族”，在填“身份证号”字段的时候，身份证号码的数字一定要是18位数等等，都可以通过“数据验证”来规范录入数据。

通过上面的两个操作，基本上已经可以将Excel工作表的规范和编辑限制了，大大减少了后期整理统计的工作量。

我是微软认证讲师MCT。关注我，一起玩Office。