导读：一、Excel录入防错的意义，二、禁止重复或间隔空白行录入的设置方法，三、函数含义说明，四、图示说明

一、Excel录入防错的意义

大家都知道，有价凭证在填写小写金额时，金额前面要打上"￥"符号,在填写大写金额时，最高位前要打上"(×)"符号。为什么？因为要提高作假难度，防止人为方便在空白处补上数字作假。同理，我们在制做各种Excel表格时，为了严谨起见，也就不能在中间留有空白单元格。

特别是在创建Excel数据资料时，为了查询和统计的准确性，需要对数据源的关键字段进行标准化处理，即字段内容的唯一性与连续性等，也就是说输入的内容不能重复相同，输入时不能间隔空白行跳行输入。如何能万无一失的确保内容唯一性和连续性呢？提升操作者的专注力，这是必须的，但还不足于确保万无一失，只有技术手段，让机器来把关，才能做到绝对的正确。即通过设置Excel禁止重复或间隔空白行录入数据的方法来规范数据的录入操作。

二、禁止重复或间隔空白行录入的设置方法

第一步，选择所有需要录入客户名称的区域，接着点击菜单栏数据下展的数据有效性按钮，在弹出的下拉列表中选择数据有效性，在数据有效性对话框中选择设置选项卡，在有效性条件的允许下拉输入框中选择自定义，然后在公式的输入框中输入公式"=AND(OFFSET(A6,-1,0)<>"",COUNTIF(A:A,A6)=1)"，紧接着点击选择出错警告选项卡（详见图1）；第二步，在标题输入框中输入"客户名称输入错误"，在错误信息输入框中输入"客户名称要连续输入，不能隔空行,而且不能重复输入相同的名称。请取消后重新输入！"，最后点击确定完成设置（详见图2）。结果预览详见图3。

三、函数含义说明

AND函数：不确定的多参数函数，当所有参数匀为真时，返回值为真，否则为假。本例为两个参数，第一个参数为活动单元格的上一格不为空，第二个参数为A列中A6单元格的内容出现次数为1，即不能重复，结果两个条件必须同时满足；OFFSET函数：本函数有五个参数，第一个参数为，参照偏移的起始单元格名称，第二个参数为，上下偏移行数，第三个参数为，左右偏移列数，第四个参数为，新引用区域的行数，第五个参数为，新引用区域的列数。本例函数含义为，读取A列可输入单元格名称A6的前一行并且同一列的单元格的数值，省略第四第五两个参数；COUNTIF函数：本函数有两个参数，第一个参数为，需要计算的区域，第二个参数为，满足条件的内容。本例函数含义为，计算出A列中等于A6的单元格数量。公式含义：活动单元格的上方相临的单元格的数值不等于空字符串，而且，活动单元格的内容没有与本列中其他单元格内容相同。

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四、图示说明

图1 设置有效性公式

图2 设置错误提示信息

图3 效果预览