Excel中如何快速提升数据统计、分析效率？

谢邀，我是Excel大全，每日分享实用的Excel小技巧。

这里，我将从以下几个部分分享，Excel中如何快速提升数据统计、分析效率？

（PS. 只分享下具体思路，相关的技巧，可以到我头条上找）

希望能帮到你：

01 规范的数据源

“好的开始，是成功的一半”，有了规范的数据源，统计分析将事半功倍！

这点在统计分析中，我认为是最重要的，比各种各样花枝招展的技巧要重要。

多年的职场中，我发现，身边大部分同事统计效率低下，最主要的原因，并不是Excel不熟悉，并不是技巧不够多，而是，数据源不规范。

他们在做数据分析时，往往需要花大量的时间在规范数据源上。如：

出现了文本型数字；

不统一的日期格式；

不一样的简称信息；

价格和单位无法计算；

等等等等

所以，规范的数据源，是最重要的！

之前的回答中，我就分享过一些良好的数据习惯，需要的朋友，可以翻下我的相关回答。

02 使用快捷键，效率提升看得见

我向来喜欢使用快捷键，两三个按键能搞定的事情，向来不劳烦鼠标！

快捷键，提升效率最快的方式，也是简单实用的技巧！

在Excel中，快捷键也是无处不在的：

• 鼠标在功能菜单上稍作停留，即刻有快捷键提示和功能简介；
  

• 按住Alt键，菜单上有字母提示，这是通用快捷键；

• 网上有很多的快捷键对照表，需要的可以打印出来看看，这里送大家一张我珍藏的速查表

03 扎实的函数基础，是统计分析的不可或缺的

函数，是Excel中最重要的一个部分，也是用好Excel必备技能之一。

想用好Excel，提升效率，必会Excel函数公式！

Excel提供了几百个的函数，每个函数针对不同的用户需求点。

熟练运用各种统计函数，自然就能提升统计分析的效率。

试想下，本来一个函数就能搞定的统计，非要自己搞个复杂的算法，那不是自讨苦吃。

顺便分享下几个函数使用的小技巧：

• 函数向导：菜单“公式”-“插入函数”，这里，Excel将一步一步带你找到需要的函数，并指导你如何使用；
  

函数分类：菜单“公式”-函数分类，财务、逻辑、文本、日期、查找、数学、统计、工程等分类，有空多看看，熟悉下相关行业的函数，用到时，自然而然能想到；

帮助：按下F1，这里是Excel的百科全书，输入关键词，就能找到相关的主题帮忙；

04 能用透视表的，我绝不用函数

透视表，也是我最喜欢使用的功能之一，能用透视表搞定的统计分析，我绝不用函数。

只要用过透视表，就能体会到，Excel中统计分析的高效了：简简单单几个操作，只需拖动下鼠标，便能搞定日常工作中80%的统计分析，不信，你就试试，绝对超乎你的想象！

很多情况下，透视表只需3个操作就能完成：

• 插入透视表；
  

调整布局；

设置统计方式；

这里给大家举一个简单例子：

别怀疑，靠着这招，我已经横行办公室多年了。。。

自从用上透视表，各种维度的统计分析，各种数据的分分合合，都是鼠标几个点击间的事儿！

05 PowerQuery

PQ官方的介绍“Power Query 是一种数据连接技术，可用于发现、连接、合并和优化数据源以满足分析需要。Power Query 是 Excel 中可用的三大数据分析工具之一！”

好吧，PQ就是大数据分析工具，Excel2016中自带集成。

复杂的数据来源，文件、数据库、网站等各种来源的数据，交给PQ，妥妥的！

这，绝对是你处理复杂数据来源的大器，提高统计分析效率最好的依仗！

做个小结

Excel看起来很简单，实际上水很深！

功能是死的，但，思路是活得。

不管是做统计分析，还是处理业务数据，最重要的思路，谋定而后动！

先想好目标（最终的展示）和实施步骤（用什么功能来实现比较简单）再动手，就能事半功倍，效率才能杠杠的！

好了，这个问题，我就分享到这，欢迎评论区留言讨论！

我是Excel大全，码字不易，点个赞鼓励下呗，谢谢！

都有哪些人在用Excel？Excel上手难不难？

Excel是办公软件中使用频率最高的软件（没有之一），但是很多人对Excel都存在一定的误解，都觉得这个仅仅是做表格，Word也可以做。

（十多年前，我也是这样认为的，因为那个时候做文档重点是在内容排版上，而非数据分析。）

大学快毕业时，一个偶然的机会，在学校一个博士后老师的团队中做事情，他给了我们一个表格，让我们将过程数据记录按要求记录到表格中。很神奇的是，当过程数据录入完后，数据分析报告就自动生成了。就这个事情，让我发现了Excel神奇的地方。

（现在想来其实很简单，那个表格中就是常规的函数公式。因为报告的文字内容和排版基本是固定的，只需要将过程数据通过公式演算出结果，再引入报告中就可以了。）

后来愈发学习得深入，就越来越觉得这个Excel简直无所不能、无处不在。以至于在每天工作中Excel几乎就是处于一直打开的状态。

但是，对于Excel的学习，是最近这几年才慢慢重视起来的，尤其是内地。微软的办公软件官方活动和推广，其实有很多，次数举办Excel锦标赛、评MVP等，很多人都没有听说过。微软还会邀请在办公软件领域，对推广和培训有过重大贡献的人员去微软总部学习和观光。

Excel学习起来不难，难点在于你会不会灵活运用，比如，比如求和，有很多函数或者方法可以实现，在什么情况下适合用SUM、什么情况下又用SUMPRODUCT、什么情况下用SUMIF、还有SUBTOTLA……就像我们学习语言，认识一个字（词语）也许很简单，但是怎么用这个字（词语）用对、用好，这就需要用心琢磨了。

Excel确实非常重要，现在求职中，Excel都会作为一种必要技能，用人单位会有所要求，这就是很多办公软件培训机构和学习论坛这么火的一个原因。

最后，如果你们在学习EXCEL，可以关注我的头条号，我会不断分享Excel领域的文章和视频，还会发布一些对大家学习和工作都会有帮助的一些工具，并且经常和朋友们互动，解决问题。

你的关注是给我的支持；

我的分享是回报你知识。

如何利用Excel快速录入基本信息？

感谢邀请，今天雷哥跟大家分享几种方法，实现Excel快速录入基本信息。

1. 使用Tab键移动，避免用方向键产生多余无用功 使用键盘上的Tab键进行移动，避免用方向键移动。

举个例子如下：

需要逐行录入数据，假设在第3行依次录入序号，姓名，部门，入职年月日，

如果使用方向键向右移动，在录完第3行的入职年月日D3单元格之后，按回车键，光标就到D4单元格，如果继续录入又要重新回到A3单元格；

但是如果使用Tab键向右移动，在录完第3行的入职年月日D3后，按下回车键，光标就会直接到A4单元格，这样更方便继续录入数据，大量录入时效率提升不少，详见动图。

2. 数据验证（Excel2013之前叫数据有效性）：提前设置，省时省力

数据验证一方面能够减少错误数据的录入，另外一方面也能够提升工作效率。

比如说输入性别时，可以在输入之前进行数据验证操作，直接进行选择即可，不需要再重复录入，操作方法如下：

step：【数据】→【数据验证】→【允许（选择“序列”）】→【来源】处输入“男,女”，注意逗号为英文状态下的逗号，详见动图。

3. 【Alt+↓】：显示前面录入过的内容

数据验证是根据已经给定的特定情况进行设置的，而【Alt+↓】的快捷键可以迅速调取前面录入过的内容。也就是说，已经录入若干信息，再往下录入时可能会是跟前面一样，手动录入比较麻烦，可以使用该快捷键，详见动图。

4. 填充录入

1)复制单元格的填充：双击单元格右下角的“+”

数据填充的时候，经常使用的操作就是选中单元格，把鼠标移动到右下角，当鼠标图案变成黑色+之后，双击鼠标来填充数据。数据填充一般来说包括了复制单元格、填充序列、仅填充格式、不带格式填充、快速填充。不同类型的数据，在做数据填充的时候，也会有不同的默认值。比如文字，双击填充是默认复制单元格，详见动图。

2) 【CTRL+E 】快速智能批量填充录入

EXCEL的【CTRL+E 】快速智能填充，可以“感受”到我们的需要，有一定的智能性，当输入数据太少无法“感受”到我们的意图时候，可以再输入若干数据，直到能”明白”我们的意图。

例如电话号码已录入，现在想录入分段显示的，重新录入很麻烦，可以用快速填充，详见动图。

3) 定位条件 与 【CTRL+ENTER】的完美结合：定位条件后，批量录入同样的数据

例如入职年月日这一列定位空白单元格，全部批量填充为“入职时间未知”：

step：CTRL+G组合键或者直接按F5，点击【定位条件】→选择【空值】→输入“入职时间未知”→【CTRL+ENTER】，详见动图。

4）序号快速设置

需要录入大量序号时，可以提前录入序号，避免一个个输入；

方法：点击【开始】→【编辑】中的【填充】下拉框，选择【序列】，按照需求进行选择填写，详见动图。

5. 其他录入技巧

1）单元格格式提前设定

例如，输入电话号码直接输入的话，易读性差，所以在输入的时候经常会采用3-4-4的格式。比如13112345678，就会输入131-1234-5678。

方法：右击设置单元格格式（或者快捷键【CTRL+1】）→【自定义】处输入000-0000-0000→输入号码即可，详见动图。

2）多个0的录入

在录入一些比较大型的数字时可能会经常用到，比如我们录入60000000的时候，由于0比较多，可能有时候还会录错。所以，一个比较简单的做法就是输入6**7(注意：设置单元格格式为“常规”)，详见动图。

3）大量小数录入：提前设定

需要连续输入大量小数，可以提前设定，避免不停地按小数点。

方法：【文件】→【选项】→【高级】→【小数】位数处设定，详见动图。

4）大写金额“录入”

有时候需要录入大写金额，其实没必要一个个输入大写汉字，显示成大写即可。

这里雷哥只列举一种方法：选中区域→右击设置单元格格式（或者快捷键【CTRL+1】）→【特殊】→选择【中文大写数字】，详见动图。

总结：

关于Excel录入基本信息的快速方法，雷哥介绍了快捷键法（【CTRL+E】,TAB键，【Alt+向下方向键】等），快速填充/智能填充法，提前设定法(设置单元格格式、设置文件选项、数据验证设定、填充设定），多加练习并掌握后，录入能力将大大提升。

欢迎大家关注【头条送书小王子】雷哥office，每周免费送书/分享职场办公神技，希望我的分享可以提高大家工作效率，从此不加班~

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如何用excel制作数据分析？

严格意义上来讲，5000条数据称不上大数据，用excel是非常简单快捷的工具。给您提供简单的思路供参考。

1、确定分析思路。我们需要分析一个什么样的结果，简单介绍一下5W2H分析法，即何因（why），何事（what），何人（who），何时（when），何地（where），如何做（how），何价（how much），结合新生的数据情况，确认好要分析的目标。当然也有其他的分析方法，如PEST分析法，逻辑树分析法等。

2、数据处理。包括数据清洗和加工。比如日期格式，缺失值等。及时查漏补缺，确保数据的质量。这里要掌握一些基本的函数用法，比如：sum，average，dateif，vlookup等。

3、数据分析：主要用到的工具是数据透视表，他是一种交互式的报表，利用它，我们可以方便的调整分类汇总的方式，灵活的以多种不同方式展现数据特征。主要用的功能：数据排序，筛选，分类汇总等数据处理功能。

问题1、5000人中来自上海的学生有多少？

问题2、男生，女生的占比有多少？

问题3、重名人数有多少？

4、数据的展现。基本的图表有饼图，条形图，柱形图，折线图，散点图等，不同的图形用来暂时的重点也不一痒，占比建议用饼图，趋势建议用折线图等。

更多详细的步骤，可以参考天善智能学院李奇老师的

用Excel对话数据-零基础Excel商业智能分析

课程地址：https://edu.hellobi.com/course/118

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