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如何使用Word 2007的邮件合并功能-word2007合并邮件,邮件合并需要两个文档是什么

作者:乔山办公网日期:

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第1步,打开Word2007文档窗口,切换到“邮件”功能区。在“开始邮件合并”分组中单击“开始邮件合并”按钮,并在打开的菜单中选择“邮件合并分步向导”命令,如图2011102201所示。
图2011102201 选择“邮件合并分步向导”命令

第2步,打开“邮件合并”任务窗格,在“选择文档类型”向导页选中“信函”单选框,并单击“下一步:正在启动文档”超链接,如图2011102202所示。
图2011102202 选中“信函”单选框

第3步,在打开的“选择开始文档”向导页中,选中“使用当前文档”单选框,并单击“下一步:选取收件人”超链接,如图2011102203所示。
图2011102203 选中“使用当前文档”单选框

第4步,打开“选择收件人”向导页,选中“从Outlook联系人中选择”单选框,并单击“选择‘联系人’文件夹”超链接,如图2011102204所示。
图2011102204 单击“选择‘联系人’文件夹”超链接

第5步,在打开的“选择配置文件”对话框中选择事先保存的Outlook配置文件,然后单击“确定”按钮,如图2011102205所示。
图2011102205 “选择配置文件”对话框

第6步,打开“选择联系人”对话框,选中要导入的联系人文件夹,单击“确定”按钮,如图2011102206所示。
图2011102206 “选择联系人”对话框

第7步,在打开的“邮件合并收件人”对话框中,可以根据需要取消选中联系人。如果需要合并所有收件人,直接单击“确定”按钮,如图2011102207所示。
图2011102207 “邮件合并收件人”对话框

第8步,返回Word2007文档窗口,在“邮件合并”任务窗格“选择收件人”向导页中单击“下一步:撰写信函”超链接,如图2011102208所示。
图2011102208 单击“下一步:撰写信函”超链接

第9步,打开“撰写信函”向导页,将插入点光标定位到Word2007文档顶部,然后根据需要单击“地址块”、“问候语”等超链接,并根据需要撰写信函内容。撰写完成后单击“下一步:预览信函”超链接,如图2011102209所示。
图2011102209 单击“问候语”超链接

第10步,在打开的“预览信函”向导页可以查看信函内容,单击上一个或下一个按钮可以预览其他联系人的信函。确认没有错误后单击“下一步:完成合并”超链接,如图2011102210所示。
图2011102210 预览信函

第11步,打开“完成合并”向导页,用户既可以单击“打印”超链接开始打印信函,也可以单击“编辑7a686964616fe78988e69d83332单个信函”超链接针对个别信函进行再编辑,如图2011102211所示。
图2011102211 “完成合并”向导页

我们在工作中经常会遇到批量打印信函的问题,比如:学期结束每个学校要给家长发一份“成绩通知书”;某学术团体开一次学术交流会,要邀请有关单位及专家学者参加会议,需要给每个单位和每个专家学者发一封“邀请函”;某单位召开一次表彰大会,要给每个受表彰的人员发一个“荣誉证书”;......等等,在实际工作中经常会遇到类似的问题,对于这样的事情,他们有一个共同的特点就是每个文档中大部分内容都是相同的,有一小部分发生变化。如果我们一个一个文档进行编辑打印,那么很费时费力,如果我们使用Word2007中的“邮件合并”功能来编辑打印这些文档,就非常方便。下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。   实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作:一、建立数据源;二、建立主文档;三、邮件合并(即主文档与数据源的连接。   一、建立数据源:   一般用excel来建立数据源比较方便(在excel工作表中不能有表标题)。   1、启动程序Microsoft Office Excel 2007,该程序启动后系统默认一个工作簿,由3张工作表组成。   单击“开始”菜单中“程序”下拉菜单下的“Microsoft Office”下拉菜单的“Microsoft Office Excel 2007”程序即可打开excel程序。或者鼠标左键双击桌面“Microsoft Office Excel 2007”快捷图标也可打开excel程序。   Excel2007程序启动后,界面如下图所示。   2、在工作表1第一行各单元格中分别输入学号、学生姓名、语文、数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行评语、操行等级、(家长姓名、通讯地e79fa5e98193e4b893e5b19e337址、邮编等为制作信封或地址标签页作准备)等内容,作为列标题。然后填写每个学生的相应数据或文本,制作成如下工作表。   3、将上面制作好的工作表保存在E盘中,文件取名为“学生成绩通知”。   二、建立主文档:   接下来就是建立主文档了。   1、启动“Word2007”程序(方法与启动excel2007类似)。该程序启动后系统会自动建立一个空白文档。   2、用该空白文档制作“学生成绩通知书”的主文档。包括:输入汉字、插入表格、汉字和表格的格式设置、页面设置以及打印设置。   三、邮件合并:   邮件合并也就是在主文档中插入合并域即将主文档与数据源中的数据建立连接的过程。邮件合并的方法有两种:方法1、您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。方法2、还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并,该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格,请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”按钮,然后单击“邮件合并分步向导”。这里用第一种方法进行合并。   在主文档中,单击“邮件”选项卡中“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮,从下拉菜单中选择“使用现有列表”。   单击“使用现有列表”,弹出“选取数据源”对话框,找出E盘中,文件名为“学生成绩通知.xlsx”文件,选中它。   单击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,。   选中数据存放的表格sheet1$后,单击“确定”按钮。   将光标定位在主文档中“学生”二字后面,单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮,弹出下拉列表,在列表中选择“学生姓名”单击(这样就在主文档中学生姓名的位置插入了“学生姓名”的域代码)。   然后将光标定位在要插入语文成绩的单元格中,单击“插入合并域”按钮,在下拉列表中单击“语文”(这样便将“语文”的域代码插入到主文档中语文成绩的位置);依次类推,把数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行等级、操行评语的域代码也插入到主文档的相应位置,单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”组的“突出显示合并域”按钮,结果如下图所示。   单击“预览结果”按钮,可对每个页面进行预览(如果对预览结果不满意,还可对合并域进行字体、字形、字号、行距等格式设置)。单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮,弹出下拉列表,选择“编辑单个文档”并单击它,弹出“合并到新文档”对话框。   选择“全部”并按“确定”按钮,即每个人有一份各自内容的“成绩通知书”,这样就完成对“学生成绩通知书”的编辑任务。若要打印,则单击“Office按钮”菜单中的“打印”的下拉菜单中的“预览并打印文档”,弹出“打印”对话框,从中对一些项目进行设置,然后单击“确定”按钮即可。
打开word,工具——信函与邮件——邮件合并
第一步:选择文档类型
第二步:选择“使用当前文档”
第三步:选择“收件人”类型,使用现有列表——选择另外的列表——选择excel表格或其它表格
第四步:撰写信函 ,选择"其他项目",在word横线处插入表格中的列标(各横线上要对应表格的列标)。
第五步:预览信函,编辑收件人列表进行选择
第六步:保存完成的合并zd

我们在工作中经常会遇到批量打印信函的问题,比如:学期结束每个学校要给家长发一份“成绩通知书”;某学术团体开一次学术交流会,要邀请有关单位及专家学者参加会议,需要给每个单位和每个专家学者发一封“邀请函”;某单位召开一次表彰大会,要给每个受表彰的人员发一个“荣誉证书”;......等等,在实际工作中经常会遇到类似的问题,对于这样的事情,他们有一个共同的特点就是每个文档中大部分内容都是相同的,有一小部分发生变化。如果我们一个一个文档进行编辑打印,那么很费时费力,如果我们使用Word2007中的“邮件合并”功能来编辑打印这些文档,就非常方便。下面以制作《成绩通知书》为例来谈谈怎样使用Word2007的“邮件合并”功能实现信函的批量打印。
  实现Word2007的邮件合并必须完成三项工作:一、建立数据源;二、建立主文档;三、邮件合并(即主文档与数据源的连接。
  一、建立数据源:
  一般用excel来建立数据源比较方便(在excel工作表中不能有表标题)。
  1、启动程序e69da5e887aae79fa5e98193366Microsoft Office Excel 2007,该程序启动后系统默认一个工作簿,由3张工作表组成。
  单击“开始”菜单中“程序”下拉菜单下的“Microsoft Office”下拉菜单的“Microsoft Office Excel 2007”程序即可打开excel程序。或者鼠标左键双击桌面“Microsoft Office Excel 2007”快捷图标也可打开excel程序。
  Excel2007程序启动后,界面如下图所示。
  2、在工作表1第一行各单元格中分别输入学号、学生姓名、语文、数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行评语、操行等级、(家长姓名、通讯地址、邮编等为制作信封或地址标签页作准备)等内容,作为列标题。然后填写每个学生的相应数据或文本,制作成如下工作表。
  3、将上面制作好的工作表保存在E盘中,文件取名为“学生成绩通知”。
  二、建立主文档:
  接下来就是建立主文档了。
  1、启动“Word2007”程序(方法与启动excel2007类似)。该程序启动后系统会自动建立一个空白文档。
  2、用该空白文档制作“学生成绩通知书”的主文档。包括:输入汉字、插入表格、汉字和表格的格式设置、页面设置以及打印设置。
  三、邮件合并:
  邮件合并也就是在主文档中插入合并域即将主文档与数据源中的数据建立连接的过程。邮件合并的方法有两种:方法1、您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。方法2、还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并,该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格,请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件合并”按钮,然后单击“邮件合并分步向导”。这里用第一种方法进行合并。
  在主文档中,单击“邮件”选项卡中“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮,从下拉菜单中选择“使用现有列表”。
  单击“使用现有列表”,弹出“选取数据源”对话框,找出E盘中,文件名为“学生成绩通知.xlsx”文件,选中它。
  单击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,。
  选中数据存放的表格sheet1$后,单击“确定”按钮。
  将光标定位在主文档中“学生”二字后面,单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮,弹出下拉列表,在列表中选择“学生姓名”单击(这样就在主文档中学生姓名的位置插入了“学生姓名”的域代码)。
  然后将光标定位在要插入语文成绩的单元格中,单击“插入合并域”按钮,在下拉列表中单击“语文”(这样便将“语文”的域代码插入到主文档中语文成绩的位置);依次类推,把数学、物理、计算机、电工、英语、体育、操行等级、操行评语的域代码也插入到主文档的相应位置,单击“邮件”选项卡中“编写和插入域”组的“突出显示合并域”按钮,结果如下图所示。
  单击“预览结果”按钮,可对每个页面进行预览(如果对预览结果不满意,还可对合并域进行字体、字形、字号、行距等格式设置)。单击“邮件”选项卡中“完成”组的“完成并合并”按钮,弹出下拉列表,选择“编辑单个文档”并单击它,弹出“合并到新文档”对话框。
  选择“全部”并按“确定”按钮,即每个人有一份各自内容的“成绩通知书”,这样就完成对“学生成绩通知书”的编辑任务。若要打印,则单击“Office按钮”菜单中的“打印”的下拉菜单中的“预览并打印文档”,弹出“打印”对话框,从中对一些项目进行设置,然后单击“确定”按钮即可。

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