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Excel鲜为人知的技巧(三)-excel直方图

作者:乔山办公网日期:

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22.用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是将金

额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实,在 Excel 中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数。它的本格式是“=REPT(“特殊符号”,填充位数)”。

比如,我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16 位,就只须将公式收为“=

(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将 A3 单元格中的数字从左侧用“#”号填充至 16 位,就要收为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我们想用“#”号将 A4 中的数值从两侧填充,则需要收为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业,要在 A5 单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就收为: “=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求。

23 .创建文本直方图

除了重复输入之外, “REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组

成的直方图。它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E 列”作为直方图中“预算内”月份的显

示区,将“G 列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后据表中已有结果“D 列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下:

在 E3 单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”,然后

选中它并拖动“填充柄”,使 E 列中所有行都能一一对应 D 列中的结果;接着在 G3 单元格中写入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖动填充柄至 G14。我们看到,一个没有动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。

24 .计算单元格中的总字数

有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决

这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在 A1 单元格中输入有“howmanywords?”字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:

“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″

″))+1)” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。

25. 关于欧元的转换

这是 Excel2003 中的新工具。如果你在安装 Excel2003 时选择的是默认方式,那么很可能不

能在“工具”菜单中找到它。不过,我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”,然后在出

窗口中勾选“欧元工具”选项,“确定”后 Excel2003 就会自行安装了。

完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立的专门用于欧元和欧盟成

员国货币转换的窗口就出现了。与 Excel 的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区”和“目标区”,然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100 欧元”

分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击 Excel 工具栏上的“欧元”按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

26 .Excel 工作表大纲的建立

和 Word 的大纲视图一样,Excel 这个功能主要用于处理特别大的工作表时,难以将关键条

目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多,但数据类却又有一定的可比性,那么

我们完全可以先用鼠标选择数据区,然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在出菜

单的“选定汇总项”区选择你要汇总数据的类别。后,如图 19 所示,现在的表格不是就小

了许多吗?当然,如果你还想查看明细的话,单击表格左侧的“+”按钮即可。

27 .插入“图示”

尽管有 14 大类 50 多种“图表”样式给 Excel 撑着腰,但对于纷繁复杂的数据关系,常规的

图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在新版本 Excel2003 中加入了“图示”的功能。

虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区 6 种样式,但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”;而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”;当然,要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩图”。设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。

28 .熟悉 Excel 的“从文本到语音”

它就是让 Office 软件不仅能写、能算,还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读,但微软的 Office 不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。

按照 Office 的默认安装,你可能还不能在 Excel 的菜单中找到它,在我们确认安装了“从文

本到语音”的选项后,就可以在 Excel 的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图 21 所示,打开一个表格,随便选择其中的内容,然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮,此时一个带有磁性的声音就开始一字一句朗读了。值得一提的是,当碰到标点符号时,Excel 的朗读会自动停顿一会儿,然后再接着朗读,这一点和其他软件完全不同,笔者认为这样的处理更加自然。

还有一点需要说明的是,如果你想调整 Excel2003 中语音朗读的速度,可以在“控制面板”

中双击“语音”图标,然后在“文字到语音”卡片上调整即可 。

29 .Excel 中“摄影”功能的妙用

这个功能比较另类,似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作用竟

然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”,而是允许让你通过鼠标进行选择,“指哪抓哪”。

要找到这个功能还不太容易,我们点击 Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”

卡片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“摄影”按钮,并将它拖到工具栏的任意位置。

如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们(图 23),然后按下“摄影”按钮,这时该选定区就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的方(当然,也可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel 是将它作为一幅图片来对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。

不过,请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着收动原来被我们“拍摄”下来

的表格数据看看——刷新一下“照片”,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!

30 .在多张表格间实现公用数据的链接和引用

也许我们会奇怪,为什么每次打开 Excel,软件总是打开了一个由 3 张空白表格组成的文件

组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手,就一定会明白,由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂,单靠一张表格往往解决不了所有的问题,多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。

比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”,“Sheet2”为“二班学生成绩表”,然后来到“Sheet3”,想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置,选择好相关函数。然后在 Excel 出的函数对话框中,利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后,不管我们在源单元格中进行怎样的修收,在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。

31 .“驯服”Excel2003 的剪贴板窗口

Excel2003 极大收进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能,大可以支持容纳 24 个项目(而

Excel2000 只能容纳 12 个)。而且,这个剪贴板可以在任何 Office 应用程序之间来回拷贝,所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说,确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时,剪贴板就会出来,和你争夺有限的文档显示空间,让人讨厌。好在,“驯服”剪贴板的方法非常简单。

笔者建议,如果你不希望剪贴板总是出其不意蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的“选项”

,清除“自动显示 Office 剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时出来,只须清除掉“在任务栏上显示 Office 剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示 Office 剪贴板”复选框前面的钩即可。

当然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义

一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项,点击出对

话框下部的“键盘”按钮,在出对话框的“类别”列表中选取“编辑”,然后,在对话框右上

方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”;将光标置于“请按新快捷键”对话框中,并按下 Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合),“关闭”对话框。

32. 利用公式审核工具查看数据出处

Excel2003 有一秘密武器——“公式审核”工具,它可以将任一单元格中数据的来源和计算

结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。

让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然

借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子,用鼠标选择 C12 单元格。从图 25 中我们可以看到,该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,数据来源有 3 个:C8、A2 和 C6。所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后,Excel 立刻用箭头和蓝点指明了这 3 个单元格的所在(图 25)。当然,如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel 自动帮我们检查纰漏。

33 .巧用 Excel2003 的“智能鼠标”

我们知道,滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,

你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?

点击 Excel2003“工具”菜单中的“选项”命令,然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠

标缩放”复选框,点“确定”后,我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能:

在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以 15%的比例放大

或缩小,而只有当我们按住 Ctrl 键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才会像往常一样上下翻页。另外,如果我们使用了 Excel 的“分级显示”,那么当我们按住 Shift 和滚动鼠标滚轮时,又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然,还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。

34 .Excel2003“监视”窗口的应用

如果你创建了一个较大的电子表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时,Excel 中

的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在收动时是如何影响当前数据的。

在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想

跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时,“监视窗口”的列表中就出现了被Excel 监视的单元格及其公式了。

以后,只要我们双击“监视窗口”中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了。

提示:当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打开时,

才能在“监视窗口”的列表中显示出来。

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