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excel服务器-利用Access对Excel电子表格数据进行分组统计

作者:乔山办公网日期:

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前面的文章《怎样筛选Excel电子表格中您需要的数据(利用Access)?》讲了如何将Excel电子表格导入到Access里进行数据筛选查询,今天接着来讲在日常工作中经常遇到的另一个问题的解决办法:如何对Excel电子表格数据进行分组统计?


如下图中的Excel学生成绩表:


我们对表中的每一个学校分别要统计人数和每科的最高分、最低分、平均分。操作如下:


首先,将Excel成绩表导入Access,方法在前面的文章《怎样筛选Excel电子表格中您需要的数据(利用Access)?》已讲过,读者可翻阅查看。


点【查询】、【新建】、【简单查询向导】、【确定】:


下面按图操作:


这是对所有学生成绩的查询,我们需要把它修改成对学校的分组统计模式:


将鼠标随便点进一个字段名称里(比如【姓名】),单击右键弹出菜单:


点【总计】:


因为我们需要的是对学校成绩的分组统计,学生【姓名】没有保留的必要(【准考证号】需要留下来对学生人数进行统计),将【姓名】字段删除,方法如下:


移动鼠标到【姓名】字段上边的小横条:


单击鼠标,整个字段颜色变黑(请记住:这个操作叫做对字段的【选中】):


然后用键盘【Delete】键删除【姓名】字段。


我们是要对【学校】进行分组统计,【准考证号】可作为统计人数保留的字段,所以要对【准考证号】和【学校】交换位置:


同上面对姓名的操作类似,先选中【学校】字段,松开鼠标后再在原处按下鼠标,拖动到【准考证号】前,释放鼠标,即可完成位置交换。


在右边空白处按下图所示再添加【学科1】字段:


如下图所示继续添加完成几个学科字段,并按前面所述方法交换位置:


将【准考证号】字段的【分组】属性改为【计数】属性:


按此方法将其他几个字段的【分组】属性改为下图所示属性:


查询制作完毕。关闭并保存查询,双击查询,结果如下:


按前面所发文章《怎样筛选Excel电子表格中您需要的数据(利用Access)?》中的方法将此结果导出到Excel电子表格,稍加美化,便得到最终需要的统计表:


因为是讲解的缘故,上述过程看起来好像很复杂和麻烦,其实实际操作比较简单,只要熟练了Access的操作,它就会变成你强大的数据统计工具!真正难做的是内置的VBA编程,通过编程我们可以完成更加复杂的、用一般方法无法完成的统计计算和Excel电子表格自动生成任务。更进一步,我们可以用Access来开发一些常用的工具软件,只需简单点击按钮操作即可完成上述的统计工作,不用每次都从头到尾制作一遍。感兴趣的读者可以关注我的头条号哟!当然资深人员可以不用浪费时间阅读这些文章,或者阅读后多指点错误和不足之处,以免误人,也可以让本人不断进步和提高。


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